Zo bespaar je drastisch op administratieve taken

Volgens sommige bronnen gaat tot 30% van je tijd aan administratie.

Ga zelf maar na hoeveel tijd je spendeert aan;

• Het opstellen en opvolgen van offertes
• Het opvolgen van betalingen
• Het goedkeuren van inkomende facturen
• Het onderhoud van een klanten- en prospectie databank
• Personeelsadministratie
• Inkoop en voorraadbeheer
• …

Het zijn allemaal taken die wel noodzakelijk zijn maar waardoor je gemakkelijk je hoofddoel uit het oog verliest.

Hoog tijd dus om administratieve taken drastisch terug te schroeven!

In deze webinar deelde onze zaakvoerder Walter:

• Hoe wij onze facturatie digitaliseerden en daar zo 50% tijd op besparen
• Welke tools jij daarvoor kan gebruiken
• Welke tools populair zijn bij Belgische KMO's en VZW's

Het doel? Zorgen dat je meer tijd over houdt voor de dingen die er echt toe doen.

Herbekijk de webinar, of lees de voornaamste inzichten in dit artikel.

Processen in kaart brengen 

Om te beginnen met digitalisering en tijd te besparen, is het belangrijk om bij het begin te starten: het in kaart brengen van wat je organisatie vandaag doet en hoe je werkt. Dit geeft inzichten in welke tools je gebruikt, hoe lang/omlachtig het proces is en waar de "gaps" zitten waar bijvoorbeeld manueel werk nodig is.

Het in kaart brengen van processen kan eenvoudig worden gedaan met behulp van een flowchart, een eenvoudig visualisatiehulpmiddel dat (complexe) processen overzichtelijk kan weergeven. Handige gratis tools hiervoor zijn Mindmaster en Draw.io.

Welke software kies je best?

Dan is er de belangrijke vraag: "Welke software, tools of systemen moet ik gebruiken om mijn processen te optimaliseren?" Helaas bestaat er geen éénduidig antwoord op deze vraag. Er zijn honderden systemen die je kunnen helpen. Hieronder zijn enkele voorbeelden van software waarmee je je administratieve processen (gedeeltelijk) kunt digitaliseren.

Hoe kies je dan welk systeem het best bij jou past? Dat hangt af van verschillende factoren, zoals je sector, het aantal medewerkers, de huidige werking en de noodzaak om te koppelen met andere apps die je al gebruikt. Daarom is het belangrijk om vooraf een grondige analyse te doen.

We zien dat er drie fasen zijn waarin organisaties zich kunnen bevinden en die vaak bepalen welke oplossingen zij kiezen. Deze drie fasen zijn onafhankelijk van het aantal medewerkers en hebben meer te maken met de administratieve situatie en het aantal en het soort programma's waar de organisatie gebruik van maakt.

Fase 1: startup

In de start-upfase zien we dat er gewerkt wordt met de Office-programma's zoals Word, Excel en PowerPoint om veel administratieve taken te verwerken. Vaak wordt wel gebruik gemaakt van een offerte- en facturatieprogramma zoals Onfact. Het is een eenvoudige setup, ideaal voor startups, beginnende organisaties en zelfstandigen.

Fase 2: scale up

In fase 2 zien we de scale-up, die gebruik maakt van een "best of breed"-strategie. Om duidelijk te maken wat een best of breed-strategie is, geven we een voorbeeld.

Stel dat je op zoek bent naar een nieuwe auto. Je wilt een snelle motor, dus je kiest het voorstuk van een Ferrari. Daarnaast heb je ruimte nodig om met drie mensen te kunnen zitten, dus je kiest het middenstuk van een ruime bestelwagen. Ten slotte moet je zware dingen kunnen vervoeren, dus je kiest het achterstuk van een pick-up.

Het resultaat ziet er dan ongeveer zo uit:

Hetzelfde gebeurt op het vlak van softwareprogramma's, wanneer organisaties verschillende oplossingen gebruiken voor specifieke onderdelen van het proces. 
Zo'n best of breed-strategie biedt zowel voor- als nadelen:

Voordelen best of breed-strategie:

• Kost per pakket relatief laag
• Besparen op licenties en gebruikers
• Snel starten per app 

Nadelen best of breed strategie:

• Veel integraties tussen applicaties
• Manueel/dubbel werk om apps te koppelen met elkaar

Vaak is het mogelijk om 2 systemen te koppelen, dankzij een beschikbare API - Application Programming Interface. Programmeurs kunnen die API's gebruiken om gegevens van de ene naar de andere software te sturen. In sommige gevallen bieden externe apps zoals bijvoorbeeld 'applicatie link' een kant-en-klare koppeling.

Voorbeeld best of breed orderproces 

Hieronder zie je overzicht van het orderproces bij Techne. Zoals je ziet gebruiken wij ook verschillende applicaties, die aan mekaar gekoppeld worden. We hanteren dus een best of breed strategie, zoals Walter toelicht in de webinar.

Dit zijn de stappen in het aankoopproces:

1. Er komt een vraag binnen via de website/mail
2. nadien volgt een analyse
3. dan volgt een offerte
4. als die wordt goedgekeurd kan de planning opgemaakt worden
5. aankooporders worden gemaakt en goederen worden in stock gezet
6. dan volgt de plaatsing, levering of uitvoering van de werkzaamheden
7. waarna de verkooporders opgemaakt worden.
8. Tot slot volgt de facturatie, nacalculatie en de betaling.

In het voorbeeld zie je dat er een integratie is tussen de website en hubspot voor de aanvragen die binnenkomen. Analyses gebeuren in word zodat een volwaardig document aan de klant bezorgd kan worden. De opvolging van offertes gebeurt in pandadoc waar ze tevens digitaal ondertekend kunnen worden. Vervolgens worden de gegevens doorgestuurd naar Exact Online, het programma waar de resterende administratie gebeurt (aankoop, verkooporders, facturen,...).

Afhankelijk van je type organisatie kan een best of breed-aanpak wel of geen optie zijn. Een webshop bijvoorbeeld die vaak hetzelfde verkoopt, is misschien niet gebaat bij een best of breed strategie. Zij zoeken beter naar een all in one pakket of naar applicaties met ingebouwde koppelingen.

De valkuil bij een best of breed-strategie is de noodzaak om te koppelen. Het werkend krijgen en behouden van die koppelingen kan tijdrovend zijn, waardoor de kosten soms te hoog worden om deze aanpak nog te rechtvaardigen.

Fase 3: all in one oplossing / ERP

We spreken van een all in one oplossing wanneer je 1 tool of software hebt die alle processen gaat capteren. Er bestaan heel wat ERP pakketten (Entreprise Resource Planning) op de markt waarmee je heel wat administratieve taken kan opvolgen. Denk maar aan Odoo, Dynamics 365, Teamleader enzovoort. Sommige softwares bieden een ‘pick & mix’ formule. Bij Odoo kan je bijvoorbeeld met 1 module starten om vervolgens naar wens uit te breiden. Een voorbeeld van een orderproces in Odoo ziet er dan zo uit: 

Wil je gaan voor optimale tijdswinst, dan is zo'n all-in-one software dus de ideale manier. Maar wat zijn nu de verschillen of gelijkenissen tussen al die softwarepakketten?

Verschillen

• Licentiemodel kan verschillen: per gebruiker of per module/app
• Deels gratis/betalend
• Prijs per gebruiker kan erg verschillen
• Offline of online
• Ecosysteem (verticaal of naar grootorde)
• (beschikbare) Integraties
• Ondersteuning
• Partners
• Oplossingen voor specifieke sectoren

Gelijkenissen

• Faciliteren dezelfde processen
• Geen enkele oplossing is kant-en-klaar
• Importeren is makkelijk
• Exporteren is moeilijker 
• Je moet je wekwijze (lichtjes) aanpassen

Dan geven we graag nog enkele finale tips wanneer je overweegt te starten met een ERP:

• Remote configureren is geen goed idee
• Neem de tijd om samen te zitten met je ERP partner
• Sta open voor nieuwe ideeën
• Blijf zo dicht mogelijk bij de standaard oplossing
• Aanpassing/code moet van jou zijn
• Werk in fases

En nu is het aan jou!

Welke aanpak of pakket je ook kiest, ze vergen allemaal configuratie en een grondige aanpak. Misschien kijk je nog op tegen het werk. Maar investeer je niet liever 1x tijd om die tijd nadien dubbel en dik terug te verdienen? Als je al zover bent dat je deze blog leest, dan is het tijd om er werk van te maken.

Maak een plan van aanpak: 

1. Som op welke processen je het meeste tijd en geld kosten
2. Som op wat je frustreert
3. Boek een afspraak met Techne
4. Overweeg de verschillende oplossingen
5. Actie!

Contacteer ons met je vragen of plan een gesprek in, geheel vrijblijvend.