Organisaties stellen steeds het belang van hun klanten voorop. Logisch want zonder klanten kan ze niet blijven bestaan. Anderzijds zorgt dat ervoor dat andere zaken lager op de prioriteitenlijst staan. Zoals het evalueren van de interne processen. En dat is zonde want door die processen onder de loep te nemen kan men vaak efficiënter werken én zo net de dienstverlening verbeteren.
Deze interne processen kosten organisaties doorgaans te veel tijd en geld:
- Klantcommunicatie documenteren
- Excel toepassingen onderhouden
- Offertes en facturen maken
- Documentbeheer
- Urenregistratie
- Hoe tijd en geld besparen?
1. Klantcommunicatie documenteren
Vele kleine of middelgrote organisaties hebben geen systeem dat de communicatie met hun contacten of klanten documenteert. Dit noemen we Customer Relationship Management of CRM: hiermee doe je aan klantenrelatiebeheer. Met een CRM-systeem kan je de klantgegevens up to date houden en de communicatie met (potentiële) klanten bijhouden met als doel je klantrelaties te verbeteren.
Te vaak bestaat deze informatie enkel in de hoofden van de sales medewerkers, of verspreid over Excel- en OneNote bestanden. Daardoor gaan opportuniteiten verloren en verdwijnt kostbare kennis wanneer een medewerker de organisatie verlaat.
2. Excel toepassingen onderhouden
Elke organisatie heeft wel een Excel-goeroe die zo goed als alles met het programma kan. Gegevens importeren en er met enkele formules prachtige grafieken mee genereren, heuse databases opzetten of Excel zelfs gebruiken als planningssoftware of voorraadbeheersysteem; hij draait er z'n hand niet voor om.
Als starter is het logisch dat je zoveel mogelijk doet binnen de tools die je voor handen hebt, maar als je wil groeien of met meerdere mensen samenwerkt dan is dit een inefficiënte manier van werken. Spreadsheets groeien uit tot gigantische documenten die met moeite laden en nog moeilijker integreren met andere tools.
En ook hier loop je het risico, dat er heel wat kennis verloren gaat wanneer 1 medewerker je organisatie verlaat.
3. Offertes en Facturen maken
Nog zo'n voorbeeld waarvoor Excel vaak gebruikt wordt is het opmaken van offertes en facturen. Ook dit is echter erg tijdrovend en foutgevoelig omdat data vaak meermaals moet ingevoerd worden. Van een offerte een factuur maken kan al niet automatisch. Daarnaast is er heel wat manueel werk nodig voor bijvoorbeeld het opvolgen van betalingen en overbrengen van data naar andere systemen.
Als starter is het ok om Excel voor je facturatie te gebruiken. Maar wil je de groei van je organisatie niet belemmeren dan zijn er snellere, meer professionele oplossingen.
4. Documentbeheer
Weinig organisaties hebben een duidelijk documentatiebeleid met richtlijnen over waar welke gegevens en documenten geplaatst kunnen worden. Medewerkers creëren daardoor hun eigen manier van werken en plaatsen bestanden op SharePoint, OneDrive, Microsoft Teams, de server, dropbox of erger nog: lokaal op de eigen laptop. En om de chaos compleet te maken worden die documenten nog eens massaal gedeeld als email bijlagen.
Het resultaat: niemand weet nog wat waar staat en er ontstaan heel wat versies van eenzelfde bestand. Deze werkwijze is inefficiënt, tijdrovend en leidt tot onnodige zoektochten en frustraties. En ook in dit geval verliest je organisatie heel wat kennis wanneer een medewerker de organisatie verlaat.
5. Urenregistratie
Urenregistratie is relevant voor elke organisatie. Je kan namelijk geen processen optimaliseren als je niet bijhoudt hoeveel tijd je er nu precies aan kwijt bent. Je wil een meetpunt vandaag en na de optimalisaties. Dat laat je toe je investeringen te evalueren en biedt draagvlak voor verdere optimalisaties.
En uiteraard is het in dienstverlenende sectoren extra belangrijk om te weten hoelang een medewerker aan een bepaalde taak/project of voor een bepaalde klant gewerkt heeft. Er wordt dan vaak gefactureerd op basis van een aantal uren. De urenregistratie laat echter in veel organisatie een en ander te wensen over omdat deze vaak niet volledig correct of onvoldoende inzichtelijk is.
Dat is nadelig voor de klant, maar ook als organisatie mis je zo belangrijke inzichten bijvoorbeeld wanneer een project dreigt over tijd te gaan, of welke projecten al dan niet rendabel zijn geweest. Daarnaast mis je ook omzet, want een correcte urenregistratie zou je helpen de meest tijdrovende processen te herkennen. Die kon je dan optimaliseren, waardoor je meer klanten kon bedienen in 1 dag.
Hoe tijd en geld besparen?
Voor alle problemen die ik hierboven besprak zijn er verschillende oplossingen. Wil je optimaal tijd besparen en efficiënter werken, dan kan je kiezen voor één pakket waarin je alles centraal kan beheren. Met zo'n ERP (Enterprise resource planning) tool vereenvoudig je samenwerking, automatiseer je taken en minimaliseer je de administratieve rompslomp.
Lijkt je dit wat? Onze ERP experts helpen je graag op weg. Stel ons je vraag of plan een vrijblijvend gesprek.
