Ben je wel overtuigd van de voordelen van digitalisering, maar weet je niet waar te starten? Was er tot vandaag te weinig tijd, motivatie of kennis? Wil je weten hoe andere KMO’s het doen? Lees dan zeker verder.
Op deze pagina:
https://www.odum.digital/digital-roadmap
Wie dacht dat digitalisering een hype was moet vandaag de realiteit onder ogen zien. Geen enkele sector of organisatie is ongevoelig voor de digitale innovaties. Wie vandaag meerijdt op de digitale sneltrein geniet een duidelijk concurrentieel voordeel; dankzij betere bedrijfsprocessen, klantbeleving en werknemerservaring.
DE CIJFERS: Digitalisering bij de Belgische KMO
In mei 2018 werden de resultaten van de ‘Europese Digitale Economie & Maatschappij-index’ (DESI) bekendgemaakt. Dit rapport meet en analyseert jaarlijks de digitale performantie van alle EU-lidstaten. België behaalde dit jaar een achtste plaats. Een verbetering ten opzichte van 1 jaar eerder, al gaan we trager vooruit dan de buurlanden.
Het DESI-verslag geeft een overzicht van de vooruitgang die de lidstaten boekten op 5 vlakken: digitale connectiviteit, online skills, internetgebruik, digitalisering van bedrijven en digitalisering van overheids- en gezondheidsdiensten. Daaruit blijkt dat onze KMO’s nu al sterk inzetten op de integratie van digitale technologieën, goed voor een 5de plaats binnen de 28 EU lidstaten.
Voordelen van digitalisering
Dat de Belgische KMO’s digitalisering omarmen, is wel duidelijk. Digitalisering biedt heel wat mogelijkheden, voor zowel grote organisaties als eenmanszaken:
Haal inzicht uit je data
De hoeveelheid data binnen je organisatie is immens: klant- en personeelsgegevens, contacten, facturen, offertes, juridische documenten, … de kans is groot dat die data verspreid zit en dat het overzicht zoek is.
Door te digitaliseren bewaar je al je gegevens veilig op één plaats zodat medewerkers deze makkelijk kunnen opvragen. Er kunnen dashboards gemaakt worden zodat het mogelijk wordt om gegevens beter te analyseren en sneller doelgerichte acties op te zetten. En daarnaast kunnen tijdrovende taken geautomatiseerd worden.
Werk efficiënter
Manueel werk kost tijd. Tijd die je ongetwijfeld liever aan je klanten, producten of verkoop besteedt. Je gebruikt wellicht al digitale tools zoals een content management systeem voor je website, waarmee je in enkele klikken je website update. Of een facturatieprogramma dat je toelaat om automatisch facturen uit te sturen. Maar je kan ook verder gaan, en de hele boekhouding digitaliseren zoals Essentions deed.
Verbreek gewoontes
We maken ons er allemaal wel eens schuldig aan: we zijn gewoontedieren en houden daarom vast aan onze gekende structuur en werkwijze. We zijn zo druk dat we vergeten om af en toe afstand te nemen om na te gaan of we onze tijd nog wel efficiënt invullen.
Starten met digitalisering dwingt je om even stil te staan bij je processen. Waar verlies je tijd? Tegen welke (vaak onuitgesproken) problemen lopen medewerkers vaak aan? Welke systemen bieden niet meer de flexibiliteit die zij vandaag verwachten? De antwoorden op deze vragen leggen de vinger op de wonde en tonen aan waar je groeikansen liggen. Digitalisering kan (moet!) stapsgewijs waardoor je de meest dringende zaken eerst kan aanpakken.
Communiceer efficiënter
Communicatie is een van die vlakken waar we vaak nog vasthouden aan onze gewoontes: we mailen, telefoneren en houden geregeld vergaderingen. Maar vandaag bestaan er heel wat aanvullende of alternatieve manieren om efficiënter te communiceren. Dankzij videoconferenties hoef je je niet steeds te verplaatsen en een document management systeem zorgt dat je bestanden niet langer heen en weer hoeft te mailen, met verschillende versies van dat bestand als gevolg.
Verhoog de werknemerstevredenheid
Wil je mensen uit de generatie Y (millenials, geboren tussen 1980 en 2000) of Z (geboren na 1995) aantrekken? Dan belangt digitalisering jou zeker aan. Generatie Y is opgegroeid met het internet en is hypergeconnecteerd. Zij hebben zowat alle technologische innovaties van dichtbij meegemaakt en hebben er een grote appreciatie voor. Generatie Z gaat verder en wil dat al die technologie zoveel mogelijk geïntegreerd wordt. Voor hen is de smartphone geen hulpmiddel maar een essentieel levensmiddel, een onderdeel van hun identiteit. Hun verwachtingen op het vlak van technologie op de werkvloer liggen hoog, maar net dat biedt mogelijkheden voor jouw organisatie om hun talenten ten volle te helpen ontplooiien.
Verhoog de klanttevredenheid
Je klanten zijn beter geïnformeerd dan ooit vooraleer ze contact met je opnemen. Ze zoeken online naar informatie over producten of diensten, lezen recensies op Google, vergelijken prijzen en gaan na hoe je klanten te woord staat via social media.
De klantbeleving is de laatste jaren dan ook sterk geëvolueerd en bedrijven die digitalisering hebben omarmd spelen daarop in. Ze zijn sterk online aanwezig, maken connectie met de klant, gaan de dialoog aan en delen de juiste waardevolle informatie op het goede moment.
Naast klantenwerving biedt digitalisering ook heel wat mogelijkheden om de klanttevredenheid te verhogen. Een ticketingsysteem waardoor vragen van klanten sneller opgevolgd worden, smartphone applicaties die een meerwaarde bieden aan je product of dienst, displays in je fysieke winkel waar klanten de voorraad van je producten in andere filialen kunnen bekijken … De mogelijkheden zijn onbeperkt.
Stappenplan voor digitalisering
Hoe pak je zo’n digitale transformatie nu aan? Er zijn zoveel bedrijfsprocessen die geoptimaliseerd kunnen worden en zoveel technologieën dat veel KMO’s niet weten waar te beginnen.
Zorg voor de juiste mindset
Zorg allereerst voor de juiste mindset bij jezelf en je medewerkers. De juiste mindset helpt je opportuniteiten zien in plaats van gevaren en zorgt dat digitalisering echt omarmd wordt binnen de organisatie. Digitalisering wordt vaak tegengegaan om dezelfde redenen:
Angst voor verandering, gebrek aan motivatie
Werknemers uit de generatie Y en Z hoef je doorgaans niet te overtuigen van het belang van digitaal ondernemen. Bij mensen uit een oudere generatie is dat vaak niet het geval. Doordat ze niet mee zijn in het verhaal van digitalisering en omdat mensen nu eenmaal vasthouden aan gewoontes. Je las hierboven al dat het een voordeel is om gewoontes te verbreken.
Maak hen warm voor het idee, vooraleer je de overstap naar digitale processen introduceert. Luister naar hun argumenten en communiceer een duidelijk doel, de voordelen voor hen zoals tijds- en efficiëntiewinst. Bespreek hoe hun werk eenvoudiger en nuttiger wordt en hoe de organisatie in z’n geheel er beter van wordt. De bezorgdheid speelt vaak dat de digitale transformatie hen uiteindelijk hun job zal kosten. Leg daarom duidelijk uit welke toekomst je voor het bedrijf ziet en wat de rol van je medewerkers daarin zal zijn. Bespreek ook wat er zou gebeuren mocht je besluiten om niet te evolueren. Wat zou dat betekenen voor de positie ten opzichte van je concurrenten? De 6 voordelen die we hierboven opsomden helpen je op weg om de neuzen in dezelfde richting te krijgen.
Er is geen tijd
We zijn vaak zo druk bezig dat er weinig tijd overblijft om even afstand te nemen van het werk en de werkprocessen vanop een afstand te bekijken. Als een helikoptervlucht. Nochtans zijn dat de momenten waarbij je vaak tot kostbare inzichten komt die je net tijd kunnen helpen besparen.
Weet dat de vele hulpmiddelen om digitaal te ondernemen vaak op maat voor de KMO gemaakt zijn. Ze zijn gebruiksvriendelijk en garanderen een vlotte opstart. De tijdsinvestering kan je dan makkelijk relativeren; Het instellen en testen van een offertetool kost pakweg 6 uur. Zou je die tijd investeren als diezelfde tool je maandeljiks, elke keer opnieuw 12 uur tijd bespaart? Natuurlijk!
Wat met privacy?
Vaak wordt gevreesd dat het onveilig is om data in ‘de cloud’ te bewaren. Het feit is echter dat al die cloud diensten doorgaans vele malen beter beveiligd zijn dan je eigen infrastructuur. Het businessmodel van deze dienstverleners staat of valt namelijk bij die beveiliging. De veiligheidsgaranties zijn dan ook niet min. Multinationals en zelfs NASA bewaren data in de cloud en Febelfin liet weten dat ons land in 2017 al 6 miljoen abonnementen telde op apps voor online bankieren. Een stijging van 30% op een jaar tijd die duidelijk aangeeft dat het vertrouwen in de cloud wel groeit.
Privé gebruik je de cloud wellicht elke dag. Sociale media zoals Facebook of LinkedIn, webmail zoals Outlook of Gmail, videostreaming via YouTube of Netflix, of online opslag zoals iCloud of Dropbox: stuk voor stuk zijn het alledaagse cloudtoepassingen.
Er is geen ruimte voor grote investeringen
Zelfs wanneer je geen ruimte hebt voor grote investeringen kan je starten met digitaliseren. Beter nog; het is zelfs aangeraden om in kleine maar concrete stappen te beginnen. Focus op die zaken die het meeste rendement bieden of die het meest kritisch zijn. Vaak kan je zo voor een KMO en VZW- vriendelijk budget van start gaan. Door te kiezen voor een maandelijks ‘huur’ model bijvoorbeeld kan je de kost ook spreiden en maak je optimaal gebruik van de schaalbaarheid van de oplossingen.
BRENG JE HUIDIGE WERKWIJZE IN KAART. HOE KAN HET BETER?
Neem even de tijd om je werkprocessen te evalueren. Formuleer een antwoord op deze vragen:
- Wat is je huidige werkwijze?
- Welke middelen (vb. software, toestellen, etc.) gebruik je op dit moment?
- Wat zijn de voor- en nadelen?
- Wat zijn vaak terugkerende problemen in je huidige werkwijze?
- Wat zijn je belangrijkste noden op dit moment? Hoe zou je die kunnen realiseren?
TIP: Doe zelf de test; ‘hoe digitaal is mijn organisatie’ en ontvang je persoonlijke actieplan.
WIN ADVIES IN
De uitdagingen waar jouw organisatie mee te maken heeft zijn niet uniek. Waarschijnlijk heb je een netwerk van andere bedrijven waar je je licht kan opsteken. Hoe namen zij digitalisering aan? Welke tools gebruiken zij? En wat is hun ervaring ermee?
Kan je niet bij iemand uit je netwerk terecht stap dan naar een technologiepartner met ervaring op de juiste gebieden. Een goede technologiepartner zal oplossingen binnen het vooropgestelde budget aanbevelen die compatibel zijn met de infrastructuur van je bedrijf. Beschikt je IT-afdeling niet over de nodige middelen dan kan je bepaalde aspecten van je digitale transformatie meteen uitbesteden.
Wat je ook doet, wacht niet tot je concurrentie de eerste stap zet.
Investeer slim
Stapsgewijs digitaliseren betekent dat je vaak voor een beperkt budget aan de slag kan. Begin met die zaken die je de grootste tijdswinst, kostenbesparing of winst opleveren. Maak je acties SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden.
Elk bedrijf en organisatie kan profiteren van digitale transformatie, maar dat betekent niet dat elke organisatie op dezelfde manier moet evolueren. Wat zijn je bedrijfsdoelen, uitdagingen, bedreigingen en kansen? Welke technologieën gebruik je vandaag? Welke stappen hebben concurrenten al gezet in de richting van digitale transformatie? Verwachten klanten zaken die je vandaag niet kan bieden?
Digitale transformatie vraagt geen alles-of-niets-aanpak. Het is een continu proces waar bij de meest belangrijke zaken eerst aangepakt worden. Ga na met welke kleine stappen je de grootste impact kan maken. De overige zaken die binnen een redelijk budget verwezenlijkt kunnen worden, komen op de roadmap.
Wil je de klantretentie verhogen? Ga dan na hoe de klantervaring verbeterd kan worden. Een online chatbot of een gebruiksvriendelijke app kan hiervoor perfect zijn. Wil je meer omzet genereren bij bestaande klanten, dan kan je data koppelen uit het CRM om zo gerichte advertenties te tonen op de social media kanalen van je klanten. Veel CRM-aanbieders bieden betaalbare cloud-gebaseerde oplossingen voor kleine bedrijven aan, startend bij zo’n $10 per gebruiker per maand.
WEES OF IDENTIFICEER EEN AANSPREEKPUNT
Wil je je digitale transformatie tot een succes brengen? Dan heb je iemand nodig die de daad bij het woord voegt en met enthousiasme én de nodige kennis het project kan trekken. Hij of zij is het aanpreekpunt en communiceert over wat (en waarom) er precies zal gebeuren. Hij betrekt elke medewerker in het proces en pakt eventuele problemen aan. Heb je niet meteen iemand binnen je organisatie en ontbreekt het je zelf aan tijd, schakel dan een externe partner in.
