Technologie wordt elke dag belangrijker voor ondernemingen. Dit zorgt voor heel wat mogelijkheden waar tal van organisaties al van profiteren, toch is het zo dat veel organisaties hetzelfde IT budget uitgeven als pakweg 10 jaar geleden. En wees nu eens eerlijk, dat is toch niet logisch? Als technologie evolueert en nieuwe mogelijkheden biedt, dan moet je budget mee evolueren.
Impact Covid op IT budget
In elke crisis, of dat nu de coronacrisis of de huidige energiecrisis is, wordt nagedacht waarop men kan besparen. Bij de uitbraak van Covid probeerden organisaties op nagenoeg alle vlakken te besparen, de budgetten krompen, behalve op vlak van IT. Er moest massaal van thuis gewerkt worden dus de hybride manier van werken zorgde er net voor dat men meer moest uitgeven aan IT. Daardoor beseffen heel wat organisaties hoe belangrijk hun IT infrastructuur is.
Uit onderzoek blijkt dat …
Kleine bedrijven met een omzet lager dan 25 miljoen euro besteden gemiddeld 6,9% van hun omzet aan IT. Dat is een gezond percentage. Ben je een kleine onderneming en zit je amper aan 2 of 3%? Dan is het dringend tijd om je budget te herzien want dan besteed je zonder enige twijfel te weinig. Middelgrote bedrijven investeren daarentegen 4,1% van hun omzet in IT en grotere bedrijven 3,2%. Daarnaast toont onderzoek aan dat er jaar na jaar meer geïnvesteerd wordt en dat is een positieve trend.
Budget is ook afhankelijk van de sector. Zo zien we in sommige sectoren een duidelijke stijging qua investeringen. Denk maar aan de bouwbedrijven, overheidsinstanties en non-profitorganisaties. Zij zetten zeer hard in op het digitaliseren en automatiseren zodat ze sneller en efficiënter kunnen werken.
Kosten en investeringen
Een IT budget is nooit één geheel, althans niet als je als organisatie wil groeien en vooruitgaan. Je moet een onderscheid maken tussen enerzijds de IT kosten en anderzijds de IT investeringen.
Alles wat ervoor zorgt dat je beter, sneller en efficiënter werkt, je winst gaat maximaliseren, verspillingen minimaliseert en ervoor zorgt dat je voorblijft op de competitie is een investering en mag je nooit zien als kost. Ze besparen je op termijn heel wat tijd en geld dus ook boekhoudkundig is het voor organisaties belangrijk om deze uitgaven op te splitsen.
De belangrijkste categorieën van je IT budget
Binnen het IT budget zien we verschillende categorieën, budgetpeilers, waar men rekening mee moet houden. Voor sommige organisaties is het IT budget wat het kost, maar dat is een verkeerde ingesteldheid waardoor IT niet optimaal benut wordt. Het is belangrijk om je IT budget in detail te gaan bekijken, opsplitsen, te kijken waar je kan besparen en waar je net moet investeren.
1. Personeelskost
Dit onderdeel wordt vaak vergeten maar de kost van je mensen is een zeer belangrijke peiler om mee te nemen in de budgettering. Naar wie bellen werknemers als er iets niet werkt? Wie geeft en krijgt trainingen? Aan wie stellen ze hun IT gerelateerde vragen? Deze kost wordt vaak niet in rekening genomen en daardoor onderschat.
Onze besparingstip: Bedrijven die graag besparen op IT gerelateerde personeelskosten, kiezen best voor Support 365. Dat is een vast bedrag per gebruiker per maand waardoor je medewerkers ongelimiteerd al hun vragen kunnen stellen aan experten waardoor je eigen IT medewerkers meer tijd hebben voor wat echt winst oplevert voor de organisatie. Ontdek hier meer over Support 365 en waarom het zo populair is bij KMO's en VZW's.
2. Hardwarekosten
Onder hardwarekosten verstaan we: laptops, desktops, NAS, servers, firewall, printers enz.
Onze besparingstip: Ga zelf niet op zoek naar de beste deal maar stuur ons de URL door van waar je bijvoorbeeld de laptop gezien hebt die je wil aankopen en vraag of we het goedkoper kunnen. In de meeste gevallen lukt dat. Tenzij je echt een expert bent, sluipt er daarnaast ook al snel eens een foutje in de hardware bestelling, denk maar aan een verkeerde adapter, verkeerde schermafmetingen, een foute processor enz. Voorkom foute producten en bestel via een IT partner.
3. Softwarekosten
Softwarekosten zijn vaste prijzen waar je vaak niet kan over onderhandelen, ze zijn voorspelbaar en stijgen in het algemeen bij een stijging in het aantal gebruikers. Voorbeelden hiervan zijn M365 licenties.
Onze besparingstip: Maak duidelijk dat softwarekosten zoals ERP of CRM eigenlijk niet tot het IT budget behoren. Een nieuwe licentie voor je CRM-pakket voor een nieuwe werknemers mag dus niet van het IT-budget afgehouden worden d.w.z. dat je meer overhoudt voor de werkelijke IT kosten en investeringen. Wat behoort nog niet tot het IT budget: social media, boekhoudsoftware, crm, erp, gebouwen, elektriciteit,…
4. Netwerkkosten
Bij de netwerkkosten is het belangrijk om je organisatie meteen in vraag te stellen. Heb je nog eigen infrastructuur staan of niet? Denk aan ubiquiti, switches van hp, fortinet firewalls enzovoort. Het belang van een firewall is de afgelopen jaren sterk afgenomen.
Onze besparingstip: Heb je geen eigen infrastructuur meer lokaal staan omdat alles online zit of in een datacenter van Techne, Azure of in SharePoint? Dan stel je jouw firewall best in vraag. Dat budget kan je beter besteden aan iets belangrijker, bijvoorbeeld een antivirus met EDR.
5. Telecom
Er bestaan verschillende telecomoplossingen voor organisaties zoals 3cx, Teams telefonie, VoIP,…
Onze besparingstip: Onderhandel over betere tarieven bij je huidige telecomaanbieder, krijg je geen betere, verander dan. Die check doe je best na elke 2 a 3 jaar, zo bespaar je duizenden euro's. Daarnaast kan je kiezen voor een VoIP oplossing waarmee je goedkoper en flexibel belt via het internet. Voor vele ondernemingen is dit een enorme budgetbesparing.
Besparingstips
Om af te sluiten geven we nog enkele tips om te besparen op ICT:
- Onderhandel over je telecomtarieven of verander van provider
- Stel je printer in twijfel, vernieuw niet tegen dezelfde prijs terwijl je minder drukt
- Koop hardware of software via een IT partner
- Laat je adviseren bij softwarekeuze
- Zorg ervoor dat medewerkers voldoende opgeleid zijn
- Investeer éénmalig in je netwerk
- Vind de juiste beveiligingsoplossing
- Herzie je abonnementen en licenties op regelmatige basis
Jouw IT factuur doorgelicht
Heb je een vraag over je IT kosten of investeringen of wil je jouw factuur laten analyseren om te kijken in hoeverre je jouw IT budget goed besteed en waar je kan optimaliseren? Vraag het ons via info@techne.be of 02/6690030.
