Om een organisatie draaiende te houden, kruipt er vaak heel wat tijd in administratie. Maar wat nu als we je vertellen dat je die tijd kan halveren? Dankzij ERP software kan je komaf maken met een hele hoop administratieve taken. Ontdek in deze blog enkele manieren waarop een ERP je organisatie vooruit helpt.
1. Verlaag operationele kosten door efficiënter (en dus sneller) te werken
ERP software integreert de belangrijkste bedrijfsprocessen met elkaar waardoor er geen verschillende interpretaties van de verschillende systemen mogelijk zijn. Alles kan op die manier centraal beheerd worden waardoor je de processen kan stroomlijnen en de informatie-uitwisseling tussen alle lagen van de organisatie vlotter verloopt, ongeacht de grootte ervan.
2. Digitaliseer!
Het tweede punt gaat over de digitalisatie van je organisatie en dan vooral over het huidige ‘papierwerk’. In organisaties die tijd willen besparen kan een ERP een belangrijke factor spelen om de gehele administratie eens volledig digitaal op orde te zetten. Hierdoor kan je nadien alles makkelijker documenteren, op de correcte plaats samen zetten zodat iedereen de nodige documenten of informatie kan consulteren en opvolgen, waar en wanneer ze willen. Gedaan met onnodig zoeken naar de juiste informatie of documentatie.
3. Beter en sneller samenwerken.
We haalden het net al aan, je kan allemaal aan dezelfde informatie die centraal opgeslagen staat. Het is hierbij wel van belang om medewerkers op te leiden in de nieuwe software zodat ze weten wat ze waar kunnen terugvinden en hoe ze zaken best aanmaken en opslaan. Wanneer die adoptie geslaagd is, zullen ze eenvoudiger en efficiënter kunnen samenwerken. Geen dubbel werk meer en iedereen kan makkelijk aan de informatie die hij of zij nodig heeft.
4. Integreer je applicaties
Heel wat ERP pakketten hebben tal van integraties met andere apps of programma’s zodat ze naadloos met elkaar samenwerken. Gedaan dus met al die verschillende programma’s open te zetten en documenten te converteren van het ene naar het andere. Kies voor een gecentraliseerde oplossing die overal toegankelijk is en waar je via elk apparaat mee kan verbinden. Zo hoef je informatie niet meer dubbel in te voeren en bespaar je heel wat tijd.
5. Verlies geen tijd meer met facturen en offertes
Maak je nog facturen en/of offertes via Excel? Dan is een ERP systeem heel welgekomen! Dankzij ERP software kan je sjablonen en templates maken die je kan hergebruiken en maak je producten en productcategorieën waardoor je eenvoudig alle vaste prijzen bij de zaken hebt staan die jij in je offerte/factuur wil zetten.
Hierdoor zorg je voor minder gegevensinvoer en wanneer je offertes makkelijk kan converteren naar order of facturen, bespaar je ineens nog veel meer tijd. Het is daarnaast niet alleen voor medewerkers veel handiger en minder tijdrovend, het zorgt eveneens voor een positieve uitstraling van je organisatie naar (potentiële) klanten toe. Door een ERP pakket maak je professionele en digitale offertes.
Ook in de opvolging ervan zit tijdswinst met ERP software want door eenvoudig de mogelijkheid tot een elektronische handtekening toe te voegen, kunnen offertes niet alleen online gelezen maar ook getekend worden.
6. Een betere relatie met klanten
Zoals de naam ERP (Enterprise Resource Planning) doet vermoeden is dit een informatiesysteem dat helpt de middelen van het bedrijf te plannen. Een CRM (Customer Relationship Management) dient dan weer om alle interacties met (potentiële) klanten te centraliseren en registreren.
Vaak bevat de ERP-software een CRM module. Daardoor genieten organisaties van uitgebreide inzichten in wie de potentiële klanten zijn, wat ze nodig hebben en wat hun gehele historiek is (van activiteit op je website, tot aankoopstatus).
Door deze relaties te beheren o.b.v. de informatie die je over hen hebt zorg je voor heldere, duidelijke maar vooral persoonlijke communicatie met je contacten omdat je weet wat hen boeit. Dat komt de klantenservice en de beleving van de potentiële klanten alleen maar ten goede.
7. Eenvoudige onboarding en personeelsbeheer
De aanwerving van nieuwe mensen is vaak erg tijd tijdrovend. Binnen het ERP kunnen echter heel wat zaken van het onboardingproces gautomatiseerd worden.
Ook is het mogelijk, bijvoorbeeld bij Odoo, om een kenniscentrum te creëren waar medewerkers hun kennis kunnen delen, zoals best practices of werkprocessen die belangrijk zijn. Gedaan dus met de administratieve rompslomp bij de aanwerving van een nieuwe werknemer.
Nadat werknemers in dienst zijn, moet je heel wat zaken gaan beheren, zoals de gepresteerde uren en andere uitgevoerde activiteiten. Met een ERP lukt ook dat. Je kan profielen beheren, maar bijvoorbeeld ook gewerkte uren controleren om ze via automatisaties meteen te factureren. Je krijgt hierdoor meer grip op de activiteiten die medewerkers uitvoeren.
8. Meten is weten
Goede ERP pakketten bevatten rapportering waardoor je via een dashboard zeer belangrijke informatie in één duidelijk overzicht krijgt. Zo kan je bijvoorbeeld inzake verkoop en marketing heel wat inzichten krijgen dankzij de rapportering. Gedaan dus met zelf tabellen en berekeningen maken via Excel en informatie te verzamelen uit verschillende systemen.
9. Voorraad management
Zeker groothandels en productiebedrijven hebben baat bij voorraad beheer binnen een ERP systeem. Heel wat ERP pakketten geven hen de mogelijkheid om voorraden makkelijk bij te houden en een beter inzicht te krijgen in bestellingen waardoor ze hun voorraden perfect kunnen afstemmen op de (toekomstige) bestellingen van klanten.
ERP is het all in one pakket voor jou!
De sterkte van een ERP pakket ligt eigenlijk niet in één van deze onderdelen, maar in het feit dat ze allemaal met elkaar integreren en samenwerken. Dat zorgt voor tijdswinst voor alle bedrijfsprocessen: van het online beheer van je klanten, tot de opvolging van projecten, tot offertes en facturen enzovoort.
Door verschillende apps en programma's te vereenvoudigen tot één gebruiksvriendelijke systeem kan je de bedrijfsprocessen met elkaar verbinden zodat je informatie, gegevens en documenten snel kan openen, delen en analyseren.
Wat denk jij na het lezen van dit artikel, zal je de tijd die je vandaag verliest aan administratieve taken kunnen halveren?
Plan vandaag nog je vrijblijvend gesprek!
