Hoe kies je als VZW het beste CMS voor je website?

Het Content Management Systeem (CMS) is het hart van je website. Het bepaalt hoe eenvoudig je de content van je website kan beheren. Er zijn dan ook verschillende zaken waar je best rekening mee houdt bij het selecteren van je CMS.

In deze blogpost vertellen we je hoe je het beste website CMS kiest voor je VZW.

Waar moet je aan denken?

Wie beslist?

Bij kleinere organisaties ligt de beslissing voor een nieuw CMS vaak slechts bij één of enkele personen. Voor middelgrote of grote organisaties echter, zijn er doorgaans meerdere beslissingsnemers.

Ga daarom na wie je bij je keuze moet betrekken. Denk bijvoorbeeld aan de IT afdeling, het communicatieteam en fondsenwervers. Vermijd wel dat je met teveel mensen rond de tafel gaat zitten, want dat maakt het beslissingsproces alleen maar moeilijker.

Selecteer daarom van elk team een of twee mensen die je mee zullen helpen en stel hen enkele gerichte vragen.

Heb je reeds een bestaande website, dan kan je dit soort vragen stellen:

• Wat vind je het meest aangenaam en meest frustrerend aan de huidige website – zowel vanuit het oogpunt van de bezoeker als de beheerder?
• Wat zijn de reacties van andere bezoekers van de website?
• Als je 3 functionaliteiten kon toevoegen aan de website, welke zouden dat zijn?

Start je een eerste website op, dan kan je dit soort vragen stellen:

• Wat zijn de hoofddoelen van de website?
• Wie wil je bereiken met de website?
• Welke middelen kunnen we vrijmaken voor het beheer van de website eens die live is?
• Wie zal de website beheren?

Prioriseer de vereisten van de verschillende betrokkenen in het beslissingsproces. Let op; de meest aangevraagde functionaliteit is niet per definitie de meest belangrijke.

Welke soort CMS kies je?

Er zijn 2 soorten CMS systemen: CMS systemen die je zelf host en SAAS oplossingen.

Zelf gehost CMS

Een zelf gehost CMS download en installeer je op een server, binnen je eigen organisatie of bij een externe dienstverlener. De meest bekende gehoste CMS systemen zijn WordPress, Drupal en Joomla!. Deze systemen bieden een grote flexibiliteit en controle, maar daartegenover staat dat ze meer technische kennis vereisen voor het installeren, opzetten en onderhouden.

SAAS

SAAS staat voor Software as a Service. Dat betekent dat het systeem en de content geïntegreerd zijn met de server waarop het CMS gehost wordt. Het systeem wordt onderhouden door een derde partij. Enkele voorbeelden van zulke CMS’en zijn Squarespace, Wix en Weebly. Bij deze systemen is het installatieproces eenvoudiger en wordt het systeem en de bijbehorende updates voor jou beheerd. Deze SAAS oplossingen worden doorgaans in een abonnementformule aangeboden en bieden minder flexibiliteit dan een zelf gehost CMS.

Opensource of op maat gemaakt

De 3 voorbeelden van zelf gehoste CMS oplossingen die je hierboven las zijn allen opensource systemen. Deze CMS’en worden steeds verder ontwikkeld door een community van webdevelopers en worden gratis ter beschikking gesteld. Je betaalt enkel je hosting, domeinnaam en eventueel extra betalende template of plugins.

Daarnaast zijn er ook op maat gemaakte Content Management Systemen. Deze worden door 1 bedrijf ontwikkeld en aangeboden via betalende licenties. Bij deze systemen wordt doorgaans ondersteuning geboden.

Rond de keuze voor opensource VS maatwerk zijn al heel wat vurige debatten gehouden. Een groot voordeel van opensource is dat deze systemen steeds verder ontwikkeld worden en je niet afhankelijk bent van 1 partij, die er op eender welk moment mee kan stoppen. Voor anderen is net dat een reden om te kiezen voor maatwerk, dat door 1 partij ontwikkeld wordt en daardoor veiliger zou zijn.

Kostenplaatje

De kostprijs van het CMS is voor vele non-profits uiteraard een belangrijke factor. Hoewel opensource systemen gratis beschikbaar zijn, moet er wel tijd en geld geïnvesteerd worden in het opzetten en onderhouden van het systeem en de hosting ervan. Moet je voor al deze zaken beroep doen op een externe partij dan kan een SAAS oplossing interessanter zijn.

Functionaliteiten

De top CMS’en bieden vrijwel onbeperkte mogelijkheden, maar nonprofits hebben vaak andere noden dan bedrijven. Daarom is de lijst van functionaliteiten die je verzamelt erg belangrijk. Ga na of je CMS tegemoetkomt aan je wensen. We lijsten hieronder de top 8 op van functionaliteiten die het meest aan ons gevraagd werden door VZW’s.

Top 8 CMS functionaliteiten voor VZW’s

Uit vele gesprekken met VZW’s komen vaak deze 8 vereisten naar voor:

• Gemak van installatie en gebruik. Wanneer de mensen in je organisatie over weinig tijd of technische kennis beschikken, dan kies je best voor een CMS dat weinig onderhoud vereist of snel aan te leren valt. Een SAAS oplossing kan in dit geval helemaal de oplossing bieden.
• Veiligheid. Je wil uiteraard dat je data en gegevens op elk moment veilig zijn. Enkele zaken waarop je kan letten bij je keuze zijn bijvoorbeeld de aanwezigheid van een twee-factor authenticatie en de frequentie van updates van het systeem. Een actieve opensource community of het bedrijf dat het systeem ontwikkelt moeten ervoor zorgen dat het nieuwe bedreigingen altijd voorblijft.
• Integraties. Websites worden vaak gekoppeld met andere systemen. Wil je bijvoorbeeld donaties ontvangen via de website, gebruikersanalytics bijhouden of content uit je social media accounts weergeven, dan moet je nagaan of dat mogelijk is binnen je CMS. Ga na welke technologieën je organisatie vandaag nog gebruikt en hoe die gekoppeld kunnen worden binnen je website.
• Responsive layouts. Het aantal mensen dat je website bezoekt vanaf een mobiel toestel neemt jaar na jaar toe. Vandaag kan je deze grote groep gebruikers niet meer negeren en moet je ook hen een goede gebruikservaring bieden. Een website die moeilijk te gebruiken is op een tablet of smartphone resulteert in minder donaties en het belang van een mobielvriendelijke website wordt zelfs onderstreept door Google, dat mobielvriendelijke sites voorrang geeft in de zoekresultaten. Een responsive website kan een oplossing bieden; bij deze websites past de layout zich dynamisch aan het scherm van de gebruiker aan.
• Templates. Bij de verschillende CMS oplossingen die we hierboven bespraken zijn er vaak kant-en-klare templates beschikbaar. Hoewel de meest kwalitatieve templates doorgaans betalend zijn, is het een goedkope en snelle oplossing om een professionele website op te zetten. Moderne templates zijn overigens meestal responsive opgemaakt, zodat je website er meteen ook op mobiele toestellen goed uit ziet.
• SEO. SEO staat voor Search Engine Optimization. Of en hoe je website gevonden wordt in de zoekmachines is afhankelijk van heel wat factoren zoals de content en het systeem dat je gebruikt. De betere CMS systemen bevatten ingebouwde features en optionele componenten die je helpen je website te optimaliseren voor de zoekmachines. Door SEO goed toe te passen kan je meer gratis bezoekers naar je website trekken.
• Versiebeheer. Versiebeheer is iets wat vaak over het hoofd gezien wordt bij de selectie van een CMS, maar het is een functionaliteit waar we zelf veel belang aan hechten. Wanneer meerdere gebruikers de content van je website beheren, dan wil je ongetwijfeld de mogelijkheid hebben om terug te keren naar een oudere versie van een pagina wanneer die foutief gewijzigd werd. Versiebeheer zorgt ervoor dat bij elke wijziging aan een pagina, een nieuwe versie wordt bewaard. Ziet versie 5 van je pagina er helemaal niet uit zoals je voor ogen had? Zet de pagina dan terug naar versie 4.
• Meertaligheid. Als Belgische VZW wil je je website wellicht niet alleen in het Nederlands, maar ook in het Frans beschikbaar stellen. De top CMS’en bieden voldoende mogelijkheden om je volledige website meertalig op te zetten en de juiste taal weer te geven op basis van de voorkeur van je bezoekers.

Meest populaire CMS systemen voor nonprofits

Volgens onderzoek gebruiken 2 op 5 nonprofits WordPress voor hun website. Meer nog; van alle CMS websites draait zo’n 60% op WordPress. WordPress is opensource, gratis, en biedt duizenden (gratis) plugins en templates. Drupal komt op plaats 2 van meest populaire CMS systemen voor nonprofits.

Wil je graag snel van start en het beheer volledig uit handen geven, dan zijn SAAS oplossingen als Squarespace, Wix en Weebly zeker het overwegen waard.

Het juiste CMS systeem laat je toe je website efficiënt te beheren. Wil je nog meer tips om je productiviteit te verhogen? Schrijf je dan in voor onze Powertools serie; elke week sturen we je gratis een videoboodschap waarin we een van onze productiviteitstools voorstellen.

[activedemand_form id=’25073′]

Nog niet zeker van je keuze voor een CMS? Neem contact op om de verschillende mogelijkheden voor je VZW te bespreken.