Microsoft 365: 10 handige features die je vast nog niet kent

Ben jij een Microsoft 365 (vroeger bekend als Office 365) gebruiker? Dan ken je vast de standaard applicaties als Word, Excel en PowerPoint, de e-mail applicatie Outlook en Microsoft Teams. Maar hoe goed ken je de minder voor de hand liggende applicaties in het pakket en ken je ook de handige tips die je tijd kunnen besparen?

Hier zijn 10 super nuttige Microsoft 365-functies die je misschien over het hoofd hebt gezien…

1 Bewerk een PDF in Microsoft Word

Had je ooit een situatie waarin je een document moest bewerken, maar alleen toegang had tot een PDF-bestand? We hebben allemaal al wel eens tijd verspild met het zoeken op het internet naar ‘de beste PDF-naar-Word-converter’ (ik in ieder geval!) zonder te beseffen dat de oplossing net zo eenvoudig is als het openen van een nieuw Word-document.

Om een PDF naar een Word-document te converteren ga je binnen Word naar Bestand > Openen > Selecteer de PDF vanaf je computer. Zodra je deze stappen hebt voltooid, zal het onderstaande bericht worden weergegeven, klik op OK om te voltooien. Zo eenvoudig is het!

2 Video’s opslaan en delen

Video’s kunnen heel wat opslagruimte innemen en zijn vaak moeilijk te verzenden of te delen met anderen vanwege hun grootte, maar Microsoft 365 heeft een functie die dit probleem kan aanpakken.

Met de Microsoft Stream-applicatie kan je eenvoudig video’s opslaan, bekijken en delen via de cloud, waardoor ze op elk moment toegankelijk zijn, op elk apparaat – op voorwaarde dat je verbinding hebt met het internet.

Stream is daardoor dé plek om al je trainingsvideo’s en teamvergaderingen op te slaan.

3 Noem collega’s om hun aandacht te trekken

Wil je zeker van zijn dat je collega geen e-mail mist? Of moet je taken aan verschillende medewerkers toewijzen zonder dat er verwarring ontstaat? Probeer ze te vermelden in de body van een e-mail via Microsoft Outlook.

Deze functionaliteit werkt op dezelfde manier als wanneer je iemand zou taggen op Facebook. Om een collega te vermelden in een e-mail volg je deze stappen:

• Typ @ gevolgd door de naam van je collega om te kiezen wie je wilt vermelden
• De naam de collega wordt automatisch toegevoegd aan de ‘Aan’-regel van de e-mail
• Zijn of haar naam zal ook in de body van de e-mail worden benadrukt – waardoor de tekst die voor hen relevant is duidelijk wordt

Wanneer je een e-mail ontvangt waarin je getagd bent, zie je het @-symbool in de berichtenlijst, zodat je weet dat je werd vermeld in het bericht.

Je kan ook je Outlook-inbox filteren op vermeldingen, wat betekent dat je gemakkelijk e-mails kunt vinden die voor jou belangrijk en relevant zijn.

4 Ga live met je PowerPoint presentatie

Je kan nu “live” gaan met Microsoft PowerPoint, wat betekent dat je presentaties kan geven aan mensen over de hele wereld in real time.

Om live te gaan moet je navigeren naar Slideshow > Online presenteren. Dit genereert een QR-code die het publiek kan gebruiken om toegang te krijgen tot je presentatie op hun apparaat.

In feite kunnen live PowerPoint-presentaties ook real-time ondertitels genereren en deze zelfs in meer dan 60 verschillende talen vertalen, zodat je wereldwijd kan presenteren zonder de taalbarrière. Uit ervaring weten we wel dat dit nog niet op punt staat voor Nederlanstalige presentaties.

5 Real-time samenwerken aan documenten

Als je met collega’s een project werkt, kan het moeilijk zijn om tijdens het bewerken op de hoogte te blijven van alle verschillende versies van hetzelfde document. Het heen en weer sturen van herziene versies naar elkaar kan erg verwarrend worden, soms is het moeilijk om te voorkomen dat je per ongeluk de verkeerde versie van een document afmaakt!

De real-time samenwerkingsfunctie van Microsoft 365 is het antwoord op dit probleem. Het stelt collega’s in staat om met verschillende apparaten tegelijkertijd te bewerken en samen te werken in Word, PowerPoint en Excel. Het document hoeft alleen maar te worden opgeslagen in OneDrive of SharePoint, de cloud-opslagapplicaties van Microsoft 365.

Wanneer je begint te bewerken met meerdere gebruikers, kan elke bewerking worden gemarkeerd en benoemd, zodat je precies kunt zien wie wat heeft veranderd. Om samen te werken aan een document hoef je alleen maar op de knop ‘Delen’ in de rechterbovenhoek te klikken en een gebruiker uit te nodigen om met je samen te werken.

6 Maak snel en eenvoudig enquêtes, polls en quizzen aan

Als je op zoek bent naar een snelle en eenvoudige manier om feedback van werknemers of klanten te krijgen, dan is Microsoft Forms een uitstekend hulpmiddel. Met formulieren kan je snel en eenvoudig enquêtes, polls en quizzen maken.

Je kan vervolgens anderen uitnodigen om te reageren met behulp van bijna elke webbrowser of mobiel apparaat, terwijl je de resultaten in realtime ziet wanneer ze worden ingediend en de ingebouwde analysesoftware gebruikt om de reacties te evalueren. Je kan je resultaten vervolgens exporteren naar Microsoft Excel voor meer gedetailleerde gegevensanalyse en interpretatie.

7 Organiseer automatisch je inbox

Deze had ook in onze blog ‘halveer je mails in 2020‘ gepast. Verspil je geregeld tijd met het doorzoeken van ongewenste e-mails om de e-mails te vinden die je echt nodig hebt? Een geweldige manier om je productiviteit te verhogen en de stress van zoveel inkomende e-mails te elimineren is het instellen van regels in Microsoft Outlook die je e-mails automatisch organiseren.

Outlook heeft al een ‘Clutter’-functie (het tabje ‘overige’), die leert van je acties en gedrag om te bepalen welke e-mails je waarschijnlijk zult negeren – het verplaatst deze e-mails automatisch naar de Clutter-map.

Maar je kan je inbox nog verder organiseren door mappen te maken voor verschillende doeleinden, bijvoorbeeld per afzender, afdeling, project of leverancier. Je kan dan regels maken voor e-mails die inkomende e-mails automatisch sorteren in de daarvoor bestemde map, afhankelijk van factoren zoals afzender of onderwerp.

Om regels voor je e-mails aan te maken, klik je met de rechtermuisknop op de betreffende e-mail en navigeer je naar Regels > Regel maken > Selecteer de relevante voorwaarden en de map waarin je de e-mail wilt laten verplaatsen > Opslaan. Alle inkomende e-mails die zich aan de geselecteerde voorwaarden aanpassen, komen voortaan automatisch in de geselecteerde map terecht.

8 Bewaar oude e-mails voor nalevingsdoeleinden

In sectoren waar gevoelige, financiële of persoonlijke gegevens worden beheerd, moeten bedrijven vaak voldoen aan voorschriften die inhouden dat e-mailgegevens voor lange tijd moeten worden opgeslagen en toegankelijk moeten zijn (zelfs nadat een klant met jou is gestopt of een werknemer je bedrijf heeft verlaten).

De ‘Litigation Hold’ functie van Microsoft 365 lost het risico op verlies van belangrijke gegevens op. Litigation Hold slaat alle inkomende of uitgaande e-mails op die zijn verwijderd, voorkomt dat gegevens worden gestolen en houdt je bedrijf compliant als je die gegevens ooit nog eens moet ophalen.

9 Moeiteloos afspraken plannen

Ontbrekende vergaderingen, het vergeten om afspraken te maken en dubbele boekingen zijn een nachtmerrie voor de meeste zakelijke professionals. Microsoft Bookings biedt een eenvoudig te gebruiken platform waarmee je moeiteloos vergaderingen kunt plannen.

Boekingen worden zelfs automatisch gesynchroniseerd met de Outlook-kalenders van de medewerkers, zodat je de geschikte tijd kunt vinden die ook voor je collega’s werken en dubbele boekingen kunt vermijden.

10 Bookmark belangrijke berichten

De chatfunctie van Microsoft Teams is geweldig voor snel heen-en-weer berichtenverkeer tussen collega’s en teams. En als je een belangrijk bericht of een bijlage moet opslaan om op een later tijdstip naar terug te verwijzen, kan je het bericht eenvoudig bookmarken. (We deelden eerder al heel wat tips om je Teams omgeving op orde te houden)

Als je een bericht in teams wilt bookmarken, klik je op het bladwijzersymbool rechtsboven in het bericht (het kan zijn dat je eerst de drie punten moet aanklikken om deze optie te zien).

Wil je dit bericht op een later tijdstip bekijken, dan typ je gewoon “/opgeslagen” in de zoekbalk en al je bookmark-berichten en bijlagen worden aan de linkerkant van je scherm weergegeven.

Met deze tips kan je alweer wat efficiënter gaan samenwerken en misschien kan je bij je collega’s wel uitpakken met deze handige weetjes! : )

Heb je nog een vraag rond Microsoft 365, aarzel dan niet ons te contacteren. Techne is Certified Microsoft partner en kan je bijstaan met advies, implementatie en beheer van je Microsoft 365 omgeving. Daarnaast kan je ook steeds bij ons terecht voor trainingen.