De keuze van een ERP systeem is niet eenvoudig, een ERP implementatie is dat evenmin. Je staat voor tal van uitdagingen, moeilijke keuzes en valkuilen. Ben jij verantwoordelijk voor de ERP implementatie, denk dan aan deze 7 tips om je kans op succes te verhogen.
Op deze pagina:
- Kies 1 projectleider
- Stel power users aan
- Laat eindgebruikers niet links liggen
- Herbekijk je bedrijfsprocessen
- Kies een ERP partner
- Wees goed voorbereid
- Good things take time
1. Kies 1 projectleider
Misschien ben jij het, misschien iemand anders, maar het is belangrijk dat er een projectleider wordt aangesteld die verantwoordelijk is voor het implementatietraject. Deze medewerker is daarnaast ook de “go-to” persoon bij vragen en zet andere medewerkers en power users samen om te beslissen hoe ze hun bedrijfsprocessen kunnen inrichten binnen het nieuwe ERP systeem.
2. Stel power users aan
Een ERP implementatie zal veel veranderingen met zich meebrengen voor iedereen binnen de organisatie. Belangrijk dus om al deze personen te betrekken. Maak werkgroepen per kennisdomein van 2 a 3 personen die samen hun afdeling vertegenwoordigen. Wie kies je? Uiteraard zijn het mensen die zeer diepgaande kennis hebben binnen het domein, power users die ook hun collega’s vertegenwoordigen om de beste manier van werken te bepalen om zo processen op mekaar af te stemmen.
3. Laat eindgebruikers niet links liggen
Een fout die velen maken is dat ze de eindgebruikers niet te betrekken in een ERP implementatie. Dat zorgt voor problemen want zij zijn het die de nieuwe software achteraf moeten gebruiken. Dat betekent dat ze hun manier van werken wellicht wat zullen moeten aanpassen en dat kan voor onzekerheid en weerstand zorgen.
Stel hen niet voor een voldongen feit. Je kan eindgebruikers betrekken op verschillende manieren:
- maak duidelijk hoe het ERP hun werk zinvoller maakt en hoe het de organisatie vooruit helpt
- hou hen op de hoogte van het verloop van het implementatietraject
- geef duidelijke informatie over wat wanneer zal veranderen
- demonstreer hoe de software werkt
- betrek hen bij het testen van de oefeningen die de werkgroepen opstellen
4. Herbekijk je bedrijfsprocessen
Loopt alles op wieltjes binnen je organisatie? Of heb je toch het gevoel dat bepaalde processen vlotter kunnen verlopen? Processen waaraan vandaag teveel tijd verloren gaat of die foutgevoelig zijn? De kans is groot dat een ERP hierbij kan helpen omdat het je helpt alle bedrijfsprocessen samen te brengen.
Optimaliseer dus je bedrijfsprocessen! Maar hoe doe je dat? Kies voor een ERP partner die je helpt bij het voortraject zodat bedrijfsprocessen en rapporteringsmogelijkheden duidelijk omschreven zijn om ze op een zo goed mogelijke manier te gaan implementeren in het nieuwe ERP systeem. Een partner helpt je daarbij door met z’n blik van buitenaf en de kennis door heel wat best-practices mee te nemen in jouw project. Een goede partner durft kritisch te kijken naar je bestaande processen en heeft de kennis om eventuele leegtes aan te vullen.
5. Stel de juiste vragen wanneer je je ERP partner kiest
De keuze van je ERP partner is even belangrijk als je ERP keuze zelf. Je gaat namelijk een langdurige relatie aan met deze partij. Enkele vragen die je kan stellen bij de keuze van een ERP partner zijn:
- Heeft de ERP partner ervaring met de terminologie, uitdagingen en het 'reilen en zeilen' binnen jouw sector?
- Welke gelijkaardige projecten heeft de ERP partner al opgeleverd?
- Wat zeggen klanten over de samenwerking?
- Is de ERP partner transparant en duidelijk over de kosten?
- Heeft de ERP partner een duidelijk projectplan?
- Luistert hij goed naar je wensen en behoeftes en stelt hij dan de juiste vragen?
- Geeft het bedrijf advies waar je zelf niet aan gedacht had?
6. Koop alleen wat je nodig hebt
Dit lijkt een open deur, maar koop alleen wat je nodig hebt. Vaak laten bedrijven zich verleiden om meer functionaliteiten aan te kopen dan ze eigenlijk nodig hebben. Dat maakt de oplossing nodeloos duur en complex. Door vooraf je bedrijfsprocessen en pijnpunten goed in kaart te brengen weet je waar je prioriteiten liggen.
Hetzelfde geldt voor het aantal licenties dat je aankoopt. Niet al je werknemers zullen gebruik maken van het ERP. Ga ook na of de licenties toegekend worden aan ''concurrent users' of 'named users'. Het verschil tussen beiden is dat verschillende concurrent users gebruik kunnen maken van eenzelfde licentie, zolang ze niet gelijktijdig in de software werken. Werk je bijvoorbeeld met deeltijdse medewerkers dan kan dat een voordeel zijn.
7.Good things take time
Een ERP implementatie doe je niet op 1, 2, 3. ERP projecten hebben een lange doorlooptijd. Zorg daarom dat je implementatieplan niet te rigide is. Als de behoeften van je bedrijf gaandeweg veranderen, dan moet het implementatieplan daarop aangepast kunnen worden. Het heeft bijvoorbeeld geen zin nog processen te integreren die niet meer relevant blijken.
Weet dat de implementatie van je nieuwe ERP tijd en moeite zal kosten. Maar wees gerust, die tijd verdien je dubbel en dik terug na de implementatie.
We begeleiden je graag
Ben je op zoek naar een ervaren ERP partner die je stapsgewijs door alle fasen van de ERP implementatie loodst? Of heb je nog andere vragen over je toekomstige ERP project? Aarzel niet om onze ERP experten te contacteren. We zitten graag samen voor een vrijblijvend gesprek.
