Er is een reden waarom we bij elk ERP project een uitgebreid draaiboek volgen. Een ERP implementeren is namelijk niet eenvoudig en er kan heel wat fout gaan wanneer je aan de slag gaat zonder de nodige kennis en voorbereiding. Ben je van plan een (nieuw) ERP te implementeren? Onze ERP experts helpen je alvast op weg met een overzicht van de 6 meest gemaakte fouten - zo kan jij ze voorkomen.
In deze blog ontdek je de 6 meest voorkomende fouten bij ERP implementaties:
- De foute ERP software kiezen
- Te weinig aandacht voor de optimalisatie van bedrijfsprocessen
- Het ERP systeem wordt alleen gekozen door management
- Change management: medewerkers worden niet genoeg betrokken
- Alles in één keer implementeren
- Alles zelf willen doen
1. De foute ERP software kiezen
Alvorens je een bepaald ERP kiest, moet je nagaan welk systeem het best bij jouw organisatie past. Odoo is bijvoorbeeld uitstekend voor organisaties in volle groei, ongeacht hoe groot ze zijn. Teamleader lijkt dan weer de betere optie voor de kleine zelfstandige die liever niet meer in Excel werkt maar alles in één programma wil bijhouden.
En er zijn nog zoveel andere ERP systemen die afhankelijk van de noden beter bij de één of de andere organisatie passen. Dynamics is welgekend bij Microsoft gebruikers, anderen zoals Afas richten zich op specifieke sectoren.
De keuze is complex en van heel wat factoren afhankelijk.
Laat je je bij je keuze begeleiden door een externe partij, ga dan steeds na in hoeverre zij gebonden zijn aan één bepaalde oplossing. Wij geloven namelijk niet in een 'one size fits all product' maar kiezen ervoor om onafhankelijk advies te geven. Uiteraard zijn er enkele oplossingen waarin we ons specialiseren. Voor die oplossingen kunnen wij het implementatietraject en nazorg bieden. Maar wanneer er een andere, betere oplossing is voor jouw noden zullen we die adviseren en waar mogelijk doorverwijzen naar een betrouwbare specialist.
2. Te weinig aandacht voor de optimalisatie van bedrijfsprocessen
Ik haalde het reeds aan; de keuze voor een ERP is complex. Welk ERP pakket je best kiest hangt onder andere af van de grootte van je organisatie, de sector en welke bedrijfsprocessen je wil gaan digitaliseren. Laat je begeleiden en kies de ERP software die het best bij de werking van je organisatie aansluit. Start daarvoor bij een analyse van de huidige processen.
Het implementeren van een nieuw ERP systeem is het ideale moment om de huidige bedrijfsprocessen onder de loop te nemen en procesoptimalisatie voorop te stellen. Dit komt de organisatie en vooral de efficiëntie van de werking ten goede. Het vergroot ook het draagvlak bij je medewerkers.
Even belangrijk trouwens dan je processen die nog niet gedigitaliseerd zijn, zijn je bestaande digitale processen. Deze worden namelijk vaak over het hoofd gezien, waardoor gebruikers teleurgesteld zijn wanneer ze in hun ogen moeten inboeten op gebruiksgemak voor bepaalde taken.
3. Het ERP systeem wordt alleen gekozen door het management
Vergeet aub je medewerkers niet te betrekken in het keuzeproces. De keuze voor een nieuw ERP systeem wordt vaak bepaald door het management, samen met de IT afdeling. Ze betrekken key users niet of te weinig terwijl zij net diegenen zijn die de nieuwe ERP software moeten gaan gebruiken. Denk eraan dat het ERP pakket door mensen over verschillende afdelingen heen zal gebruikt worden.
4. Geen aandacht voor change management
Er zijn verschillende oorzaken waardoor ERP implementaties falen. Maar de meest voorkomende is dat er onvoldoende draagvlak is bij de medewerkers. Dat komt enerzijds doordat zij onvoldoende betrokken werden (zie punt 3), maar ook omdat er geen aandacht is voor change management.
Mensen zijn gewoontedieren. Het is belangrijk hen in te lichten over de veranderingen die gepaard gaan met een nieuw ERP systeem. Daarbij moet de focus vooral liggen op de voordelen die het ERP zowel hen als de organisatie biedt.
Change management is van groot belang als je wil dat medewerkers het nieuwe ERP systeem correct gaan gebruiken. Als ze betrokken worden, zullen ze sneller inzien hoe de ERP software hen zal helpen om efficiënter te werken zodat zij tijd overhouden voor wat hun echt energie geeft in hun job.
We maken vaak de vergelijking met een formule 1 wagen; je mag nog de beste wagen hebben, als je nooit uit de 2de versnelling raakt zal je nooit een wedstrijd winnen.
5. Alles in één keer doen
ERP-systemen zijn zo complex dat het niet mogelijk is om alles in één keer over te zetten en gebruikers tegelijkertijd correct te trainen. 1 groot nadeel van deze methode is bijvoorbeeld dat je niet terug kan naar een eerdere versie om fouten op te lossen.
Beter is een stapsgewijze implementatie waarbij telkens kleine, geplande stappen uitgevoerd worden met betrokkenheid van eindgebruikers om de functionele eisen grondig in kaart te brengen, te testen wat werkt en eventuele ontbrekende functionaliteiten te identificeren. Alleen zo heb je een systeem dat echt werkt voor jou.
6. Alles zelf willen doen
Het ligt in onze aard om steeds te denken dat we meer besparen door zoveel mogelijk zelf te doen. Toch is een ERP project niet iets wat je zomaar op de takenlijst van de IT medewerker zet.
De interne IT speelt uiteraard een belangrijke rol in het implementatieproces maar vaak zijn zij nu al overbevraagd. Belast hen niet extra door te verwachten dat zij alles zelf uitzoeken. Ze hebben vaak geen tijd meer voor hun kerntaken hierdoor. De kost van IT medewerkers die hun tijd moeten investeren in bijscholing moet dus steeds meegenomen worden in de budgettering.
Als je een ERP implementatie volledig zelf wil doen, moet je ook beseffen dat het veel langer zal duren dan wanneer je samenwerkt met een ervaren ERP partner. IT medewerkers kunnen tegen zoveel onverwachte fouten botsen bij dat het vaak niet meer rendabel is.
Ga je aan de slag met ERP?
Wil je meer weten over je hoe je deze en andere fouten voorkomt? Wil je weten welk ERP bij je past of hoe wij dankzij ons uitgekiend draaiboek zorgen voor een zorgeloze implementatie? Contacteer ons of plan een gesprek in, geheel vrijblijvend.
