Geïnteresseerd om Odoo als ERP-systeem te gebruiken? Dan zijn er enkele essentiële zaken die je moet weten voordat je begint. In deze blog geven we een antwoord op de meestgestelde vragen.
Op deze pagina:
- Kan ik Odoo zelf installeren?
- Is Odoo geschikt voor alle business processen?
- Is maatwerk een vereiste voor Odoo?
- Wees zuinig met apps uit de Odoo apps store
- Hoe vaak moet je Odoo updaten?
- Hoe veilig is Odoo?
Odoo is een veelzijdig platform waarmee je bedrijfsprocessen zoals CRM, verkoop, voorraad en boekhouding, kunt beheren. Veel organisaties zitten met tal van vragen over hoe ze Odoo kunnen installeren, of het geschikt is voor al hun bedrijfsprocessen, of er maatwerk nodig is en nog veel meer. We beantwoorden al deze vragen zodat jij perfect weet waar je aan begint.
1. Kan ik Odoo zelf installeren?
Je kan Odoo zelf installeren, maar er is een kanttekening. Een kleine zelfstandige ondernemer die geen grote bedragen in IT wil investeren kan zeker zo beginnen. Odoo heeft heldere instructievideo's waarmee je eenvoudige bedrijfsprocessen als CRM, verkoop, voorraad en boekhouding kan opzetten.
Voor KMO's met complexere bedrijfsprocessen is het wel aangeraden om met een partner te werken. Er zijn namelijk enkele valkuilen:
- Apps van derden lijken vaak (financieel) interessant om ontbrekende functionaliteit toe te voegen, maar in de praktijk blijkt dat die vaak niet goed werken
- Het importeren van gegevens vereist enige expertise. Hoewel het importeren op zich eenvoudig is is het mappen van de juiste velden en het zetten van condities niet evident.
- Een derde, maar wel de belangrijkste valkuil, is dat veel ondernemers proberen Odoo aan te passen aan hun bestaande bedrijfsprocessen, terwijl het vaak een balans is tussen het aanpassen van de bedrijfsprocessen en het inrichten van Odoo.
Het is belangrijk om op te merken dat enige technische kennis nodig is om het Odoo-systeem correct te installeren en te configureren. Een beroep doen op een professionele partner kan je tijd en geld besparen op de lange termijn, omdat deze je kan helpen het maximale uit je ERP-systeem te halen.
Hierdoor voorkom je veelvoorkomende fouten en wordt het systeem opgezet op een manier die perfect aansluit bij jouw specifieke behoeften. Bovendien begeleidt een partner je bij het opzetten van de workflows en integraties die je nodig hebt om het systeem optimaal te laten werken en helpt hij bij eventuele problemen.
2. Is Odoo geschikt voor alle business processen?
Odoo is een ongelooflijk veelzijdig platform dat gebruikt kan worden om veel verschillende bedrijfsprocessen te beheren. Maar betekent dat dan dat je alle bedrijfsprocessen naar Odoo kan brengen?
In de praktijk blijkt dat niet altijd mogelijk of opportuun. We merken namelijk dat:
- Odoo niet altijd de processen dekt die specifiek zijn voor je organisatie
- Odoo het proces soms wel ondersteunt, maar niet op de manier die je organisatie nodig heeft
- Het beter is om stapsgewijs te starten met Odoo, en niet meteen alle bedrijfsprocessen te migreren
Odoo is vaak een prima oplossing. Met wat configuratiewerk kan je de software volledig naar je hand zetten. Hoewel Odoo dus veel bedrijfsprocessen kan ondersteunen, is het belangrijk om te benadrukken dat het niet noodzakelijk geschikt is voor alle bedrijven en industrieën.
Je wil dus een weloverwogen beslissing nemen wanneer veel configuratie- en/of maatwerk vereist is. Daarom is het steeds aan te raden een grondige analyse te (laten) maken van jouw specifieke bedrijfsprocessen alvorens je Odoo implementeert, om er zeker van te zijn dat het systeem aansluit bij jouw specifieke eisen, behoeften en processen.
3. Is maatwerk vereist voor Odoo?
Dankzij het uitgebreid aanbod aan modules en functies binnen Odoo lijkt maatwerk geen vereiste. Toch kunnen enkele kleine aanpassen aan de standaardfuncties al een groot verschil maken.
Bij Techne voorzien onze Odoo experts maatwerk door:
- Kleine aanpassingen die de manier van werken gemakkelijker maken
- Grotere aanpassingen om specifieke ontbrekende functionaliteiten toe te voegen
- Daarom lijkt het wel dat iedereen maatwerk heeft, ook al wil iedereen het vermijden.
Ons advies: Neem de tijd om een tijdje met de standaard Odoo software te werken. Bouw kennis en ervaring op met Odoo. Ontbrekende functionaliteiten worden automatisch duidelijk. Daarom starten we een Odoo project bij Techne geregeld met een POC (Proof of Concept).
Beslis niet overhaast en bedenk dat het ook mogelijk is om je processen aan te passen in plaats van meteen grote aanpassingen te doen aan de software. Het in kaart brengen van deze processen is ook daarbij een must. Vooraleer je start met Odoo, is het belangrijk om jouw specifieke behoeften en vereisten reeds gedefinieerd te hebben.
4. Wees zuinig met apps uit de Odoo apps store
In de Odoo Apps store vind je duizenden apps van derden, om makkelijk ontbrekende functionaliteiten en modules toe te voegen aan je Odoo omgeving.
Maar er zijn enkele zaken waar je goed op moet op letten:
- Iedereen kan een nieuwe module plaatsen in de Odoo Apps Store. Er gebeurt geen echte kwaliteitscontrole door Odoo, waardoor het niet gegarandeerd is dat deze modules doen wat ze beloven (nu en na de eerstvolgende update) en voldoen aan een goede coderingsstandaard.
- Het voorgaande punt brengt ook een veiligheidsprobleem met zich mee; want hoe weet je zeker dat de app geen data lekt?
- Vaak is het ook niet duidelijk voor welk type Odoo database de app werd ontwikkeld. Ondersteunt de app het (groeiende) aantal records in jouw database?
- Het installeren, uitproberen en verwijderen van apps is niet zo vanzelfsprekend als bijvoorbeeld de apps op je telefoon
- Sommige apps conflicteren met andere apps omdat ze dezelfde Odoo functionaliteit beïnvloeden
Met deze tips bedoelen we niet dat we nooit een bestaande Odoo app zullen adviseren. Er zijn zeker goede ontwikkelaars, die hun apps aanbieden onder de vlag van de Odoo Community Association.
De Odoo Apps Store kan dus zeker nuttig zijn, maar het is belangrijk om selectief te zijn bij het installeren van apps en alleen apps te installeren die nodig zijn, afkomstig zijn van betrouwbare ontwikkelaars en geen beveiligingsrisico's met zich meebrengen.
5. Hoe vaak moet je Odoo updaten?
Odoo komt jaarlijks met een nieuwe versie, maar dit betekent niet dat je elk jaar moet updaten. Odoo ondersteunt namelijk drie versies tegelijkertijd. Wanneer Odoo 17 wordt gelanceerd, vervalt de ondersteuning voor Odoo 14, maar Odoo 16 en 15 blijven ondersteund. Je hoeft dus pas om de drie jaar over te stappen.
Idealiter doe je dit echter wel elk jaar, omdat je zo sneller beschikt over nieuwe functionaliteiten en ervoor zorgt dat het systeem blijft werken en beveiligd blijft.
Omdat deze updates doorgaans ook technische wijzigingen bevatten is het belangrijk om je eventuele maatwerk wel te controleren en bij te werken. Ons advies is daarom om deze kosten vanaf het begin te budgetteren.
6. Hoe veilig is Odoo?
Bedrijven en organisaties zijn tegenwoordig sterk afhankelijk van bedrijfssoftware. Een cyberaanval of hacking van deze software kan dan ook aanzienlijke gevolgen hebben voor de continuïteit. Het is daarom essentieel om te weten hoe veilig Odoo is.
Odoo heeft veel aandacht besteed aan het ontwerp en de ontwikkeling van beveiligingsfuncties om ervoor te zorgen dat het systeem veilig is voor gebruikers en bedrijfsgegevens. Hier vind je een overzicht van de veiligheidsmaatregelen die Odoo treft. Je zal zien dat Odoo weinig aan het toeval overlaat.
Wil je graag meer weten of een vrijblijvend gesprek over Odoo?
Onze experts adviseren jou met plezier, plan hier je moment.
