Microsoft Planner: Organiseer je teamwerk en taken

Microsoft Planner is de Office 365 app voor het beheren van je teamwerk en taken. In dit artikel bekijken we wat de mogelijkheden en voordelen zijn en hoe je vandaag nog eenvoudig kan starten met planner.

Wat is Microsoft Planner?

Planner is een oplossing om teamwerk en taken te organiseren – gelijkaardig aan Asana, Slack en Trello voor taak- en projectbeheer. Planner is onderdeel van Office 365 en vind je dus onder je Office 365 apps. Het laat teams toe om taken aan te maken binnen verschillende ‘plans’, deze toe te wijzen aan verschillende gebruikers, bestanden toe te voegen en de vooruitgang van taken te volgen door middel van dashboards.

Wie kan Office 365 Planner gebruiken?

Planner zit inbegrepen in deze Office 365 abonnementen: Alle Enterprise abonnementen (E1, E3 & E5), Business Essentials, Premium en Onderwijs abonnementen.  Planner staat automatisch ingeschakeld voor iedereen binnen de organisatie, maar dit kan door de beheerder op gebruikersniveau aangepast worden.

Waarom Planner gebruiken?

Er zijn twee belangrijke redenen waarom heel wat organisaties Planner gebruiken voor taak- en projectbeheer: de integratie met andere Microsoft oplossingen en de kost.

Microsoft integraties

Planner integreert standaard met alle andere Office 365 applicaties. De verschillende apps vullen mekaar aan en door binnen het Microsoft ecosysteem te blijven kan je daardoor vaak efficiënter werken. Enkele voorbeelden:

• Integreer taken in Outlook
• Voeg documentatie uit SharePoint toe aan taken
• Bespreek een project binnen Teams en start bijvoorbeeld een video-gesprek

Hoewel er honderden andere applicaties zijn voor het beheren van taken en projecten, zal je daar steeds moeten switchen tussen je verschillende applicaties. Dit maakt het vaak moeilijk om applicaties en gegevens te koppelen en verlaagt je productiviteit.

Kostprijs

Heb je reeds Office 365 binnen je organisatie, dan is de kans groot dat je reeds toegang hebt tot Planner. Je kan op die manier eenvoudig besparen op licentiekosten voor andere, externe tools.

Van start met Planner

Plan maken

Planner zit sterk verweven met Office 365 Groups. Wanneer je eerder al een group aanmaakte werd er reeds automatisch een plan aangemaakt. Je ziet deze dan staan op de startpagina van Planner. Het omgekeerde geldt overigens ook; wanneer je een plan aanmaakt wordt er achterliggend een Office 365 group gemaakt. Deze maakt het eenvoudig voor jou en de mensen waarmee je samenwerkt om niet enkel in Planner, maar ook in OneNote, Outlook OneDrive en meer apps zamen te werken.

Heb je nog geen plan dan kan je er eenvoudig een aanmaken. Dit doe je door linksboven te klikken op ‘nieuw plan’ en de info in het pop-up scherm aan te vullen.

Leden toevoegen

Via de 3 puntjes bovenin je nieuwe plan omgeving zie je de optie ‘leden’. Klik hierop door om naar de group te gaan die automatisch aangemaakt werd met je plan.

Je ziet hier de optie ‘leden toevoegen’, waarbij je nieuwe leden kan toevoegen door te zoeken op naam of email adres.

Taken maken

Eens je plan aangemaakt is en er leden toegevoegd zijn kan je starten met het aanmaken van taken. Klik daarom binnen je plan op het ‘+’ teken. Voer een taaknaam en einddatum in en wijs de taak toe aan jezelf of een van je collega’s. Klik op ‘taak toevoegen’.

Eens je taak werd aangemaakt kan je doorklikken op de taak om meer details toe te voegen, indien nodig. Voeg een begindatum toe, een beschrijving, controlelijst, of bijlage (Deze kan je toevoegen vanuit OneDrive of je kan een bestand uploaden). Aan de rechterzijde zie je ook kleine, gekleurde ‘post-it’ tabs, waarmee je je nog een kleurcode kan toewijzen aan je taken.

Voortgang bekijken

Via de knop ‘planner hub’ zie je een overzicht van je plans en de vooruitgang ervan. De belangrijkste informatie wordt hier op een eenvoudige manier visueel weergegeven.
Je ziet hoeveel taken binnen een plan verlaat, in uitvoering, niet gestart en voltooid zijn.

Je taken zelf kan je bekijken in verschillende weergaven. Deze bereik je via de tabs ‘bord’, ‘grafieken’ en ‘planning’.

In de ‘bord’ weergave zie je je verschillende taken als tegels weergegeven. Om het voor jezelf makkelijker te maken kan je deze nog verder opdelen in ‘buckets’, zodat de tegels in verschillende kolommen naast mekaar komen te staan. Je kan de tegels eenvoudig van een kolom (bucket) naar een andere slepen. Taken die te laat zijn worden in het rood weergegeven en met 1 klik kan je taken als ‘voltooid’ markeren.

De ‘grafiek’ weergave geeft een high level overzicht van je taken binnen een plan. Deze worden opgedeeld volgens hun status; niet gestart, te laat, wordt uitgevoerd en voltooid. Daarnaast zie je ook aan wie de taken toegekend staan. Deze view biedt zo een goede manier om snel de status van je projecten op te volgen.

Via de ‘planning’ weergave krijg je een overzicht van je taken in een kalender weergave. Ook hier kan je eenvoudig taken verslepen naar een andere datum of sleep je niet-geplande taken naar de kalender om een datum toe te wijzen.

Planner koppelen met Outlook

Van zodra een taak binnen planner een begin- of einddatum heeft, kan je ervoor kiezen om deze te zien in je Outlook agenda. De instructies om dat te doen lees je hier. Ook herinneringen ontvang je dan via de gekende Outlook ervaring.

Met deze stappen heb je een goede introductie tot Microsoft Planner. Ondanks zijn eenvoud biedt de app heel wat mogelijkheden, zeker door de integratie met de andere Office 365 apps.

Heb je vragen over Office 365 Planner? Onze Office 365 experts helpen je graag. Neem contact op via info@techne.be, 026690030 of onderstaand formulier.