Het intranet is niet dood. Het is heruitgevonden

“Bijdragen tot de groei van gedreven organisaties en ieders potentieel ontketenen.” Het is de visie die we bij Techne elke dag uitdragen. Omdat we geloven dat mensen de motor zijn achter elke succesvolle organisatie, en tools die de samenwerking verbeteren daarbij cruciaal zijn.

Een van de uitdagingen voor heel wat bedrijven en organisaties vandaag is het beheren van een groeiende hoeveelheid data en het informeren en betrekken van alle medewerkers – ongeacht hun werkplek. Een intranet is daarom een van die tools die de samenwerking drastisch kan bevorderen. Maar het traditioneel intranet is niet meer.

Moderne intranetten

Enorme financiële investeringen, weinig engagement bij de gebruikers, beperkte integratie met de bestaande tools… Het zijn vast de eerste gedachten die bij je opkomen wanneer je het woord intranet hoort. Maar over dat soort intranetten hebben we het niet langer. De moderne digitale werkplek is gericht op het betrekken van gebruikers. Door informatie te centraliseren, inhoud te personaliseren en 2-weg interactie mogelijk te maken. Het moderne intranet is ook betaalbaar, doordat het kant-en-klaar aangeleverd wordt. Het is flexibel genoeg om aan de noden van jouw organisatie te beantwoorden en integreert met je bestaande applicaties. Wanneer we het verder in deze post hebben over intranet, dan hebben we het over deze gemoderniseerde versie van het traditionele intranet.

Startpunt van jouw dag

Naar onze mening biedt een goed intranet een startpunt van de werkdag. Je vindt er alle informatie die voor jou belangrijk is en die je doorheen de werkdag nodig hebt. De documenten waaraan je werkt, de collega’s waarmee je werkt, links naar de applicaties die je gebruikt. Dat wil zeggen dat het intranet er voor elke medewerker anders uitziet en elke intranet gebruiker een persoonlijke ervaring krijgt. Dankzij AI (Artificial Intelligence) is dat geen droombeeld meer maar realiteit.

Geef medewerkers een stem

Naast personalisatie mag ook 2-weg communicatie niet ontbreken in een modern intranet. Waar vroeger communicatie veelal vanuit het management ‘top-down’ verliep ligt vandaag de focus feel meer op informatie-uitwisseling en kennismanagement.

Het intranet evolueert zo van een communicatie- naar een samenwerkingsplatform, dat de innovatie en co-creatie binnen de organisatie bevordert. Tegelijkertijd zorgt het voor een fijnere werksfeer waarin mensen zich meer betrokken voelen.

Vereenvoudig tijdrovende taken

Het moderne intranet verhoogt ook de efficiëntie. Het heen-en-weer mailen van informatie en bestanden is verleden tijd. Zo ook dus de frustraties die ontstaan wanneer informatie niet gevonden wordt of er 5 versies van 1 bestand blijken te bestaan.

Maar ook doordat informatie makkelijk vindbaar is en tijdrovende taken (deels) geautomatiseerd worden. Denk daarbij aan het invoeren van kostendeclaraties, verlofaanvragen en het bestellen van maaltijden. Ook de opleiding van nieuwe medewerkers kan versneld en vereenvoudigd worden door het intranet.

Traditioneel intranet vs moderne digitale werkplek

Het is duidelijk dat het intranet de laatste jaren sterk geëvolueerd is. De moderne werkplek gaat verder waar het traditionele intranet stopt:

• Het traditionele intranet stelde personeelsleden in staat om nieuwsupdates van de communicatieafdeling te lezen. Digitale werkplekken staan ​​hen toe die updates te lezen op hun desktop of smartphone, hierop te reageren en ze intern te delen binnen een afdeling of een discussiegroep met meerdere afdelingen
• Op het traditioneel intranet kan je het telefoonnummer van een collega opzoeken. Op de digitale werkplek kan je zijn Skype-ID opzoeken en hem rechtstreeks vanuit het systeem bellen met Skype for Business (Binnenkort Teams) . Terwijl je aan het chatten bent, kan je samenwerken aan bestanden.
• Het traditioneel intranet maakte het mogelijk om het autobeleid van het bedrijf te raadplegen en te controleren welke auto je kon bestellen op basis van je functiecategorie – die je in een ander deel van het systeem moest opzoeken. Met een digitale werkplek kan je verder integreren en de bestelling meteen vanaf het platform in gang zetten bij de autohandelaar die de vloot van je bedrijf beheert, compleet met je persoonlijke profiel en voorkeuren.
• De beginpagina van het traditionele intranet werd enkel gevoed door het management. De digitale werkplek laat je toe om mee te bepalen welke informatie nuttig voor je is. De content is dynamischer en persoonlijker, afgestemd op jouw profiel.
• De inhoud van het traditionele intranet wordt aangemaakt door 1 persoon. De moderne digitale werplek draait rond samenwerken en kennisdelen. Elke medewerker wordt aangemoedigd om deel te nemen aan discussies, informatie te delen en waarde te bieden.
• Het traditionele intranet is log en moeilijk aan te passen. De moderne digitale werkplek is altijd in verandering en daarom flexibel en makkelijk bij te werken, zelfs voor iemand zonder diepgaande IT-kennis.

Maak kennis met Involv, het Office 365 intranet

Omdat we geloven dat een dergelijk intranet een wezenlijk verschil kan maken voor heel wat organisaties, zijn we trotse partner van Involv. Involv werd ontwikkeld door ons zusterbedrijf Cognit. Zij zijn al meer dan 10 jaar betrokken bij samenwerkingsprojecten binnen organisaties, met een belangrijke focus op SharePoint en office 365. Omdat zij ondervonden dat de basis voor de meeste van die projecten dezelfde was, besloten zij een kant-en-klaar intranet te bouwen.

Involv is gebouwd op het SharePoint en Office 365 ecosysteem. Het integreert met alle Office 365 oplossingen die medewerkers vandaag al gebruiken en zullen blijven gebruiken in de toekomst, zoals Outlook, OneDrive, PowerBI, Strea, Yammer en Delve. Gebruikers hoeven niet om te schakelen tussen verschillende applicaties, aangezien ze over één centrale digitale werkplek beschikken.

Daarnaast maakt Involv gebruik van de ‘modern experience’ van Microsoft. Het product is daardoor heel flexibel. Het aanpassen van de intranet pagina’s is dankzij de drag-and-drop interface zelfs voor een computerleek geen probleem. Wil je de kleuren van het intranet aanpassen naar jouw huisstijl? Ook dat doe je eenvoudig zelf.

Heel wat mooie organisaties zoals Studio 100, Plan België, provincie Antwerpen, Ecover en ASZ Aalst maken vandaag gebruik van Involv. Maar ook buiten de landsgrenzen doet Involv het goed. Zo werd het dit jaar nog verkozen tot ‘best value Office 365 intranet 2019 worldwide‘ door Clearbox, onafhankelijke experten die jaarlijks een uitgebreid intranet-in-a-box rapport uitbrengen.

Ben je op zoek naar een modern intranet om de samenwerking te bevorderen? Neem vrijblijvend contact op – we plannen met plezier een demo in.