Efficiënt thuiswerken tijdens de corona crisis: een antwoord op je vragen

De coronacrisis vergt grote inspanningen van zowel organisaties als hun medewerkers. Om het virus in te perken zijn bedrijven verplicht om hun werknemers te laten thuiswerken. En dat is een grote uitdaging voor organisaties waar dat vandaag nog niet de norm is. Want hoe blijven medewerkers in contact? Hoe zorg je ervoor dat informatie efficiënt gedeeld én centraal bewaard wordt? Hoe coördineer je taken? Welke tools heb je nodig en hoe zorg je dat iedereen weet hoe deze te gebruiken?

Ook bij Techne trachten we onze klanten zoveel mogelijk van thuis uit te ondersteunen. Om productief te blijven en informatie efficiënt te delen met mekaar maken we voornamelijk gebruik van Microsoft Teams. Ik laat je in deze blogpost zien hoe wij Microsoft Teams inzetten en hoe je zelf eenvoudig aan de slag kan. Daarnaast geeft onze zaakvoerder Walter een antwoord op de meest voorkomende vragen van onze klanten.

Zo willen we je helpen het hoofd te bieden aan deze crisis en, als het een lichtpunt mag zijn in deze moeilijke periode, je meteen klaarmaken voor de nieuwe manier van werken waar je ook na de Coronacrisis de vruchten van kan plukken.

Gebruik Microsoft Teams, ook wanneer je geen Office 365 licenties hebt

Om bedrijven door deze moeilijke periode te helpen biedt Microsoft de mogelijkheid om nu 6 maanden gratis gebruik te maken van Microsoft Teams. Meer specifiek gaat het om een trial van Office 365 E1 waarvan Teams deel uitmaakt.

Teams is onderdeel van het Office 365 pakket en is dé hub voor samenwerken en communiceren binnen teams. Het maakt communicatie rond bestanden en projecten makkelijk en inzichtelijk en biedt een gebruikersvriendelijke, veilige en geïntegreerde oplossing om samen te werken en digitaal te vergaderen. Zowel intern als extern.

Dat maakt de relevantie van Microsoft Teams vandaag groter dan ooit. Het helpt je om de samenwerking met collega’s in stand te houden; taken plannen, informatie delen, aan projecten werken, vergaderen, … Zo behoud je je bedrijfscontinuïteit zelfs nu al je medewerkers van thuis uit werken.

Er is een Teams app beschikbaar voor iOS, Android en Windows, voor mobiel en PC. Als je organisatie reeds een licentie voor Office 365 heeft, dan kan je reeds gebruik maken van Teams. Heb je Teams nog niet, volg dan deze stappen:

• Om gebruik te maken van de 6 maanden gratis Microsoft Teams moet je even contact opnemen met Techne of je Microsoft partner. Hij kan dit voor jou activeren
• Werk je in het onderwijs en wil je voor leraren of studenten Teams uitrollen? Dan kan je dat gratis doen via deze link.

Mogelijkheden en adoptie van Microsoft Teams

Wil je eerst de mogelijkheden van Teams wat ontdekken? We schreven een tijd geleden een interessante blogpost over beter samenwerken met Microsoft Teams. Twijfel je nog of Teams de geschikte tool is en overweeg je Slack te gebruiken? Lees dan onze uitgebreide vergelijking tussen Microsoft Teams en Slack.

Beschik je reeds over Microsoft Teams maar ligt de gebruikersadoptie te laag, omdat je mensen niet weten waar te starten? Hier zijn enkele interessante bronnen.

• Gratis Nederlandstalige Microsoft Teams gebruikersgids
• Ontdek de mogelijkheden in deze Interactieve Microsoft Teams demo

Of bekijk deze how-to video’s van Microsoft. Deze zijn in het Engels maar spreken voor zich:

Teams for beginners

• How to create Teams and channels (3 min)
• Teams & Channels overview (1,5 min)
• Create a post ( 50 sec)
• Save a post or message (48 sec)
• Upload & share files (1 min)
• Collaborate on a file (55 sec)

Chat, calls & meetings

• Start chats and calls (2 min)
• Create online meetings (2,5 min)
• Create a meeting in a channel (1,15min)
• Participate to a Teams meeting (1,5 min)
• Participate to a meeting from the Teams app (40 sec)

Content sharing

• Share the screen during a meeting (47 sec)
• Share PowerPoint slides (39 sec)

Microsoft Teams crisis Communication app

Ben je al gekend met Teams en wil je deze tool nog beter benutten voor je crisis communicatie, bekijk dan zeker de ‘Crisis Communication App’ binnen Teams. Tijdens een crisis zoals vandaag zitten je medewerkers met heel wat vragen en onzekerheden. De app biedt je de mogelijkheid om je medewerkers op de hoogte te houden van de laatste informatie en ontwikkelingen en hoe je als organisatie omgaat met de gebeurtenissen.

De Crisis Communication app is gratis te downloaden en gebruiken. Het helpt je content rond deze crisis te centraliseren en informatie organisatiebreed te delen via onder andere nieuws en faq’s. Medewerkers vinden er ook het laatste nieuws en aanbevelingen vanuit de overheid en experts.

Door de app te koppelen aan Power Apps krijg je een dynamisch portaal waar mensen vragen kunnen stellen, met daaraan gekoppelde acties. Microsoft zal de komende tijd nog nieuwe functies toevoegen binnen deze Crisis Communication app.

Hoe je aan de slag gaat met deze app lees je hier.

Een antwoord op je overige vragen omtrent efficiënt thuiswerken

De laatste dagen hebben we meer dan 900 tickets behandeld van klanten die vragen hadden over of problemen hadden met thuiswerken.  Onze zaakvoerder Walter geeft in een videoboodschap een antwoord op de meest voorkomende vragen:

• Hoe geven we mensen toegang vanop afstand tot onze bestanden op onze server, op een veilige manier?
• Welk materiaal is nodig om productief thuis te werken?
• Hoe zorgen voor een efficiënte coördinatie van taken en projecten?
• Hoe voorzien we een vlotte communicatie naar en tussen onze medewerkers?
• Hoe voorzien we monitoring om de planning en taken van medewerkers op te volgen?

Heb je vragen over thuiswerk, efficiëntiewinst, cloud en meer bel ons dan zeker op.
Ons hele team is van thuis uit aan het werk en beantwoordt graag al je vragen.

Sinds enkele dagen heeft Jonathan ons team versterkt. Hij is een expert in het efficiënt werken met Teams, SharePoint, Excel, Outlook & Teamleader. Voor vragen kan je hem vrijblijvend bereiken op jonathan.marboux@techne.be.

Hij kan op korte termijn online inspiratiesessies, trainingen en advies geven om zo de effectiviteit en efficiëntie van alle mensen die thuis werken te verhogen.

We wensen je in ieder geval veel succes toe in deze bijzondere tijden.