We gebruiken met z’n allen heel wat verschillende online tools, bijvoorbeeld voor het delen van bestanden, samenwerken aan projecten of bewaren van notities. Weinig organisaties zijn zich ervan bewust over hoeveel cloud applicaties hun data uiteindelijk verspreid staat. En dat brengt uiteraard risico’s met zich mee.
Op deze pagina:
OneDrive, Dropbox, Google Drive, Box, wetransfer, evernote, basecamp … Het zal je verbazen hoeveel verschillende cloud applicaties er doorheen de organisatie gebruikt worden. Op zich zijn het goedbedoelde pogingen van medewerkers om efficiënter samen te werken, maar het brengt wel risico’s met zich mee wat betreft de veiligheid van data, doordat deze op verschillende plaatsen online wordt bijgehouden. De organisatie heeft zelf geen overzicht van deze data aangezien de medewerkers meestal zelf de applicaties beheren en zelfs vaak een eigen toestel op de werkvloer meebrengen. (Bring Your Own Device).
Het is daarom erg belangrijk om het gebruik van cloudapplicaties tijdig in kaart te brengen.
Wellicht gebruik je reeds een tool als Microsoft Intune om het overzicht van hardware en software en de bijbehorende licenties binnen je organisatie te beheren. Maar met de komst van al die cloud toepassingen dringt de nood zich op aan een extra beheermogelijkheid.
De Azure Cloud App Discovery is een tool waarmee je het gebruik van cloud applicaties doorheen de organisatie in kaart kan brengen. Concreet wordt er een programma geïnstalleerd op elke windows PC, die vervolgens data gaat verzamelen over het internetverkeer van die toestellen. Microsoft Azure AD ontvangt en analyseert deze data, om vervolgens via de Azure portal een overzicht te bieden van alle cloud applicaties. Daarnaast zie je ook welke gebruikers ervan gebruik maken én hoe intensief ze dat doen.
Cloud applicaties horen bij de nieuwe manier van werken, het is dan ook erg moeilijk om het gebruik ervan zomaar te verbieden. Een alternatieve manier om je data te beveiligen is daarom aangewezen.
Met Azure RMS kan je vrijwel elk bestand veilig delen, op vrijwel elk platform, binnen of buiten de organisatie. De software biedt namelijk de mogelijkheid om bestanden te encrypteren zodat je zelf exclusieve toegang hebt en toegang aan bepaalde personen, voor een bepaalde periode, kan verlenen. De bestanden kunnen dus veilig gedeeld of opgeslagen worden, via eender welke cloud service; u bent zeker dat de inhoud ervan niet in de verkeerde handen terechtkomt.
Het is geen goed idee om het gebruik van cloud applicaties te verbieden maar het is wel aangeraden om het gebruik ervan te beperken. Diensten als dropbox, box, OneDrive en Google Drive hebben hetzelfde doel; bepaal zelf welke tool je wil gebruiken binnen de organisatie. Office 365 biedt standaard heel wat mogelijkheden voor het veilig delen van informatie zowel binnen als buiten de organisatie dus dat kan een prima start zijn voor uw organisatie.