Minder werken en toch meer doen. Wie zegt daar neen tegen? Met Microsoft Flow maak je geautomatiseerde werkstromen tussen je favoriete apps rond email, productiviteit, notificaties, verzamelen van gegevens, social media en VEEL meer.
Op deze pagina:
Wat is Microsoft Flow?
Microsoft Flow is een online dienst die je toelaat om op een makkelijke manier werkstromen te maken over verschillende applicaties heen. Op die manier kan je tijdsintensieve taken en processen automatiseren.
Om een flow op te zetten hoef je geen technische achtergrond te hebben. Heb je een idee? Bekijk of je applicatie bij de lijst van beschikbare connectoren staat en ga aan de slag. Je workflow kan je werk van morgen al verlichten.
Dat was vroeger wel anders. Doorgaans werd toen gebruik gemaakt van SharePoint Designer Workflows en InfoPath om processen te automatiseren. Het opzetten daarvan – vooral de nodige connecties – duurde erg lang en vereiste de nodige technische kennis. Flow stelt deze connecties beschikbaar zodat je meteen aan de slag kan; eind 2016 waren er 60 connectors maar dat aantal groeide tot 150 in 2018 en op dit moment zijn er reeds 250 connectors. Daarnaast is het ook mogelijk om je eigen connectors te bouwen.
Wat is een workflow of werkstroom?
Een workflow of werkstroom is een voorgedefinieerd en herhaalbaar werkpatroon binnen een organisatie. Het is de automatisatie van een proces waarbij taken, informatie of documenten doorgegeven worden van een deelnemer naar een andere. De beste taken om te automatiseren in een workflow zijn die taken die vaak herhaald worden en veel tijd in beslag nemen.
Wat is een connector?
Elk systeem spreekt zijn eigen taal en heeft een unieke manier om om te gaan met de data die het bewaart. In de meeste gevallen kan je dus niet zomaar data van de ene bron in de andere gaan gebruiken. De data moet enerzijds gekoppeld worden én vertaald zodat die door de ontvanger begrepen wordt.
Flow geeft je 250 connectors (vertalers) die je meteen kan gebruiken en heel wat templates/sjablonen met kant-en-klare werkstromen tussen 2 of meerdere apps.
Wil je bijvoorbeeld op de hoogte gehouden worden wanneer iemand je hashtag gebruikt op twitter? Dan kan je gebruik maken van een bestaande connector die zoekt binnen twitter en vervolgens, wanneer iemand je hashtag gebruikt, de details naar een SharePoint lijst wegschrijft en jou een notificatie stuurt via email.
Een ander voorbeeld – ontvang je facturen op je gmail (of een ander) email adres dan kan je deze mails loggen in een excel file en de bijlagen (facturen) bewaren in Dropbox of OneDrive.
Starten met Microsoft Flow
De meeste Office 365 abonnementen bevatten Flow, de prijzen vind je hier. Om in te loggen ga je naar de Flow website. Heb je ondersteuning nodig bij het opzetten van Flow? Neem dan gerust contact op.
Een uitgebreide introductie kan je hier bekijken (36:53 minuten).
Enkele interessante bronnen
- Krijg een gevoel van de mogelijkheden door middel van de kant-en-klare Flow templates
- Ontdek welke apps je kan koppelen met de beschikbare Flow connectors
- Lees de vaak gestelde vragen over Flow
Ontdek meer Office 365 apps
Een vraag over het automatiseren van taken met Microsoft Flow? Contacteer ons via onderstaand formulier of bel 02/6690030.
