Meer gedaan krijgen in minder uren: deze praktische tips kan je meteen toepassen

80/20 regel

Het paretoprincipe, beter gekend als de 80/20 regel, stelt dat 80% van de uitkomsten verklaard kan worden door 20% van de oorzaken. De regel is onder andere van toepassing op je werk: met 20% inspanning behaal je 80% van het resultaat. De laatste 20% om tot 100% te komen, vergt vaak veel inspanning. Staar je niet blind op de percentages, maar wees je ervan bewust dat het overgrote deel van je resultaten voortkomt uit een in verhouding kleiner deel van de inspanningen. Bij Techne noemen we dit bij een solution design de ‘quick wins’: de aanpassingen die met een kleine inspanning het grootste resultaat opleveren.

Enkele voorbeelden:

• 20% van je klanten zorgt voor 80% van je omzet: verhoog je omzet door je te richten op dat type klanten.
• 80% van je werk zorgt slechts voor 20% van je output: focus op de zaken die je helpen je zakelijke doelen sneller bereiken.
• 20% van je werk aan projecten voor klanten zorgt voor 80% van het resultaat: zet je beste mensen op die 20%, de rest van de taken je misschien uitbesteden.

Denk in output in plaats van uren

Hoewel deze tip niet voor alle beroepen geschikt is, kan het je productiviteit zeker verhogen. Plan in welke taken je gedaan wil krijgen (output) in plaats van enkel te denken in werkuren. Een werkdag hoeft niet altijd exact 8 uur te duren. Deze flexibiliteit hoort natuurlijk te werken in 2 richtingen: voor het behalen van een belangrijke deadline moet het ook kunnen om later door te werken.

Plan je werk

Verder bouwend op de vorige tip: tracht je taken zoveel mogelijk te plannen zodat je ’s morgens meteen weet welke zaken prioriteit hebben. Plan je taken voor maandag vrijdag reeds in, zodat je met een geruste geest het weekend kan ingaan en maandag ontspannen aan de nieuwe werkweek kan beginnen.

Verminder het aantal aanvragen en verbeter je klantenservice

Veel vragen die je klanten hebben keren regelmatig terug. Er zijn verschillende manieren om het aantal vragen te verlagen en tegelijkertijd je klanten beter tot dienst te zijn. Denk bijvoorbeeld aan automatische e-mail antwoorden, een faq pagina op je website of how-to video’s die je online ter beschikking stelt. Een bijkomend voordeel daarvan is dat je je autoriteit op het internet vergroot, doordat je meer kennis ter beschikking stelt.

Schakel meldingen uit

We worden continu gestoord: een nieuwe inkomende mail, een sms bericht, een melding van een van de apps op je smartphone of smartwatch … Een langere periode geconcentreerd doorwerken zonder gestoord te worden is moeilijker dan ooit. Gelukkig kan je die meldingen wel altijd uitschakelen. Voorzie vaste momenten om bijvoorbeeld je mail te checken, in plaats van inkomende berichten steeds meteen op te volgen. Wees gerust: de afkickverschijnselen verdwijnen na een tijd 🙂
In de blokken ertussen kan je je focussen op je werk en ben je eens zo productief.

Heb je zelf een favoriete productiviteitstip? Deel hem via Facebook of LinkedIn.