Betere bedrijfsresultaten bereiken zónder daarvoor veel te hoeven uitgeven? Het klinkt misschien te mooi om waar te zijn, maar het kan echt. Veel organisaties laten kansen op het gebied van automatisering liggen. Wij laten zien hoe dat precies zit.
Op deze pagina:
Automatisering kan je heel wat opleveren. De mogelijkheden zijn legio. Je mag er gerust van uit gaan dat elk proces waarbij nog gewerkt wordt met het rondsturen van papier kan worden geautomatiseerd. Meer nog: een groot deel van handmatige handelingen binnen je organisatie kunnen gedigitaliseerd – en daarmee geautomatiseerd – worden. Niet voor niets gaan binnen de digitale transformatie automatisering en digitalisering daarom vaak hand in hand.
De digitalisatie van processen levert veel winst op. Tijdswinst, maar ook financiële winst. Door het digitaliseren van papieren formulieren versnel je de processen aanzienlijk. Zaken hoeven niet langer fysiek te worden aangedragen. In plaats daarvan verschijnen ze direct daar waar je ze wilt hebben, worden ze automatisch gesorteerd en vervolgens opgeslagen. En dat zonder dat je deze acties handmatig hoeft uit te voeren.
Verdere automatisering stelt je bovendien in staat om de efficiëntie te vergroten. Door de kleinere menselijke factor is er immers minder kans om fouten te maken. Handwerk behoort daarmee tot het verleden: maatwerk en denkwerk komen ervoor in de plaats. Medewerkers kunnen zich zo meer gaan richten op het innoveren en verbeteren van je dienstverlening, in plaats van dat bezig te zijn met het herstellen van fouten en repetitief werk.
In tegenstelling tot wat velen denken leidt automatisering dus niet tot banenverlies. Automatisering leidt niet zozeer tot minder, maar wel tot een ander soort werk. De inhoud van het werk verandert, doordat je medewerkers niet langer repetitieve standaardhandelingen hoeven uit te voeren. Dit zorgt voor meer afwisseling, en daarmee uitdaging, voor je werknemers.
Aan een boekhouding met pen en papier kan een bedrijf veel tijd verliezen. Dat ondervonden ze ook bij Essentions, dat gespecialiseerd is in business & life coaching.
“Eigenlijk deed ons oude boekhoudpakket wat het moest doen”, blikt zaakvoerder Walter terug. “Maar daarmee is alles ook gezegd. Ik miste een mobiele app of intuïtieve dashboards om te weten waar we als bedrijf stonden. Dat maakte het moeilijk om te weten te komen of we goed of slecht bezig waren. Maar ook onze offertes via dat pakket waren eigenlijk niet goed.
Wij bewaarden een offerte als pdf, stuurden die per mail naar de klant, die drukte de pdf af, tekende die, scande die in en stuurde die terug via mail.
Voor de klant was dat hoegenaamd niet gebruiksvriendelijk. Ook op vlak van visualisatie was er meer nodig. Op onze offertes stond gewoon een omschrijving van een product, je kon er geen afbeeldingen of duiding bijvoegen.”
“Wij wilden beter. We hebben daarom samen met Techne een online pakket gezocht dat mij als zaakvoerder enkele simpele dashboards geeft. Via de mobiele app kan ik nu snel even tussendoor kijken hoe het met de zaak gaat. Ik check een aantal indicatoren en weet waar we staan. Dat maakt mijn leven een stuk gemakkelijker. Als ik het nieuwe pakket open, zie ik meteen mijn jaaromzet, mijn kosten, mijn resultaat. Ik zie mijn lijst met klanten of leveranciers, ik zie welke facturen ik nog mag verwachten. Vroeger was het een hele rompslomp om al die gegevens bij elkaar te sprokkelen. Nu kan ik zelfs automatisch facturen laten versturen als een project in een bepaald stadium zit.”
Na analyse van enkele pakketten door Techne, koos Essentions voor Exact Online als online boekhoudpakket. “Daaraan koppelden we ons online offertesysteem Proposify. Nu kunnen we meer intuïtieve offertes maken die de klant ook nog eens digitaal kan goedkeuren. Scannen, tekenen en terugsturen, dat is voorgoed voorbij.”
En bij die koppeling bleef het niet. Door verschillende pakketten aan elkaar te koppelen, zorgde Techne er voor dat Essentions met een performant en volledig boekhoudprogramma aan de slag kon. “Zo hebben we ook een koppeling met CodaBox, een systeem voor het automatisch verwerken van betalingen. Betalingen worden daarin automatisch gekoppeld aan bepaalde facturen. Met het bijhorende SODA-format verwerken we de lonen. Ook dat gebeurt automatisch, alweer een tijdsbesparing.”
Het nieuwe pakket maakt een veel efficiëntere werking mogelijk. “Als zaakvoerder ben ik veel op de baan. Facturen die ik moest goedkeuren alvorens ze werden betaald, bleven dan ook geregeld liggen op mijn bureau of die van een collega. Daardoor liep de goedkeuringsflow
snel op tot enkele weken. Dat was problematisch, zeker als
we een vraag hadden bij een bepaalde factuur. Ik denk dat dat voor veel bedrijven herkenbaar is. Die flow is nu volledig gedigitaliseerd. Komt er een factuur binnen, dan gaat die in onze goedkeuringsmotor Blue 10. Afhankelijk van de leverancier en de grootorde worden automatisch acties ondernomen. En zo wordt bepaald wie goedkeuring moet geven.”
Je kan maar best meteen een goede start te maken met automatisering. Daarom geven wij je zes tips die je op weg kunnen helpen.